Szukaj w:

7 kroków do stworzenia zespołu idealego

Czas czytania artykułu: 3 minuty

Z własną firmą jest jak z dzieckiem – nie chcesz, żeby umknął Ci choć jeden moment z jej życia. Dlatego wszystko, od zawsze, robisz sam. To nic, że się nie wysypiasz, jadasz w biegu i powoli zaczynasz zapominać, że nie lubisz zimnej kawy.

Tak jak w życiu każdego rodzica nadchodzi moment, w którym pociechy wyfruwają z gniazda, tak i w firmie przychodzi moment, kiedy musisz trochę odpuścić. Dopiero wtedy będziesz mógł popatrzeć na nią z boku, kierując rozwój na właściwe tory i obmyślając coraz to lepsze strategie. To właśnie w tym momencie naprawdę poczujesz dumę – Twoje małe dziecko, które potrzebowało całodobowej uwagi jest już samodzielne i świetnie sobie radzi. Bynajmniej nie oznacza to, że nie jesteś już potrzebny. Po prostu od teraz jesteś bronią grubego kalibru, używaną w naprawdę ważnych momentach.

Żeby spać spokojnie i mieć pewność, że wszystko nadal idzie zgodnie z planem, potrzebujesz teamu marzeń. Wcale nie musisz przenosić się do większego biura i zatrudniać całej drużyny piłkarskiej. Na szczęście żyjemy w czasach kiedy przez internet możemy zlecić pracę firmie zewnętrznej z każdego miejsca na ziemi. Grzech nie skorzystać!

Masz jeszcze jakieś wątpliwości? A może chęci masz, ale nie wiesz jak się do tego zabrać? No i właściwie to co można powierzyć takim firmom zewnętrznym? Świetnie trafiłeś, bo przygotowaliśmy dla Ciebie listę zadań, które z powodzeniem mogą zostać zlecone.

1. Prowadzenie bloga firmowego

Nie oszukujmy się, prowadzenie bloga jest jednym z największych pożeraczy czasu. Zbieranie materiałów, tworzenie treści, proofreading, planowanie publikacji, wybór odpowiednich zdjęć… Lista wydaje się nie mieć końca. W sieci jest tyle profesjonalnie prowadzonych blogów, że sama treść już nie wystarcza. Blog musi być ładny i świetnie działać na urządzeniach mobilnych. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, kiedy chcesz dotrzeć do szerszej publiczności i potrzebujesz innej wersji językowej bloga. Na szczęście są takie portale jak np. Upwork lub Fiverr, gdzie z łatwością znajdziesz freelancerów, którzy mają nie tylko doświadczenie i umiejętności, ale również rzetelne referencje.

2. Prowadzenie kont w social media

Jeśli nie ma Cię na Facebooku, to nie istniejesz. Tak samo jest z Twoją firmą. Jedno konto na portalach społecznościowych może jeszcze byś udźwignął, ale jeśli dodasz do tego Twittera, Instagram, Snapchat lub Pinterest, sprawa się komplikuje . Szybko odkryjesz, że musisz jak najszybciej znaleźć sposób na to, jak z efektem natychmiastowym wyhodować sobie dodatkowe cztery pary rąk. Dużo łatwiej będzie po prostu zlecić to komuś z zewnątrz, kto zrobi to rzetelnie i z pasją, niejednokrotnie lepiej niż zrobiłbyś to sam. Osoba którą wybierzesz będzie regularnie publikować wartościowe treści, powiązane z profilem Twojej działalności. Zbuduje społeczność internetową, na której wiele biznesów opiera dziś swoje strategie i działania.

3. Całodobowa obsługa klienta

Warto rozważyć zatrudnienie firmy zewnętrznej, która zapewni całodobową obsługę klienta w Twojej firmie. Będzie to miało nie tylko pozytywny wpływ na wizerunek Twojej firmy, ale pozwoli na szybsze i sprawniejsze radzenie sobie z ogólnymi zapytaniami czy problemami klientów.  Klienci obdarzą cię większym zaufaniem, jeśli będą wiedzieli, że z każdym problemem mogą zgłosić się do Ciebie w każdej chwili i że gdzieś tam jest osoba gotowa pomóc.

4. Lista płac

Zlecając prowadzenie tego działu firmie zewnętrznej możesz (wreszcie!) zająć się planowaniem strategii firmy i nie martwić się więcej tym, że jeszcze trzeba wypełnić nudne tabelki z danymi pracowników, przeliczyć przepracowane godziny na pieniądze i dotrzymać terminów wypłaty. Ta część prowadzenia firmy należy do jednocześnie najważniejszych i najbardziej nużących prac. Zleć to specjalistom, którzy zatroszczą się o każdy szczegół i zrobią to chętniej niż Ty.

5. Zbieranie i przechowywanie danych

Przepisywanie danych z wizytówek i wprowadzenia ich do komputera. Dzielenie kontaktów ze względu na datę, dział czy wydarzenie, podczas którego je zdobyliśmy. Utrzymanie kontaktów w przyjaznej użytkownikowi formie jest bardzo ważne, ale również bardzo czasochłonne. Zleć to komuś innemu i ciesz się przejrzystymi danymi, z których w końcu możesz zrobić właściwy użytek.

6. Księgowość

Dobra księgowa to fundament każdej firmy. Znająca prawo i jego zawiłości, zawsze potrafiąca znaleźć wyjście z patowej sytuacji. Do tego dokładna, uczciwa i budząca zaufanie. Dobra księgowa jest na wagę złota, a jej rola w firmie jest nie do przecenienia. Dlatego zamiast ryzykować i zajmować się finansami samodzielnie, znajdź perfekcyjną księgową (lub finansową firmę zewnętrzną) i zleć jej to zadanie. To będzie prawdopodobnie jedna z najlepszych decyzji jakie podjąłeś w historii prowadzenia firmy.

7. Logistyka

Organizacja pracy, wydarzeń czy wyjazdów jest łatwa tylko pozornie. Praca asystentki to praca, do której nie wszyscy się nadają, wymaga bowiem skupienia i opanowania w sytuacjach stresowych, ponadprzeciętnych zdolności organizacyjnych i niemal nadprzyrodzonej podzielności uwagi oraz świetnej pamięci. Zwykle prowadzisz kilka różnych projektów na raz, ktoś musi to wszystko skoordynować i zadbać, aby zespół wiedział dokładnie co i kiedy ma robić. Nie ma sensu ryzykować niepowodzenia świetnych projektów i brać logistycznego byka za rogi samodzielnie. W sieci znajdziesz tyle świetnych Wirtualnych Asystentek, że wybranie jednej będzie nie lada wyzwaniem. Jeśli nie jesteś przekonany do Wirtualnej Asystentki sensu stricto, wybierz tę o specjalizacji biznesowej. Będziesz mógł jej zlecić więcej z wspomnianych wyżej zadań, na przykład zbieranie i przechowywanie danych.

Jeśli jeszcze masz wątpliwości, czy powinieneś zlecić wykonywanie często kluczowych dla firmy zadań komuś innemu, skorzystaj z aplikacji liczących czas spędzony nad projektem. Jedną z najpopularniejszych jest aplikacja Timetrack, działająca zarówno na urządzeniach stacjonarnych, jak i mobilnych. Zrobione? Teraz dodaj cały czas poświęcony na logistykę, płace, księgowość i social media w ciągu całego tygodnia. Czyżbyś zmienił zdanie?

Brella Magazyn

Magazyn dla skutecznych przedsiębiorców oraz kadry managerskiej, wspierający wiedzę w zakresie tematyki ogólnobiznesowej, managerskiej i motywacyjnej. Partnerem bloga jest Brella.pl, której oferta to głównie: Wirtualny asystent, Concierge i Wirtualny sekretariat. Sprawdź cennik i umów się ze swoim doradcą na rozmowę.

Latest posts by Brella Magazyn (see all)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *