8 prostych zasad bezbolesnej współpracy

Stało się. Klamka zapadła. Właśnie po długich rozważaniach podjąłeś decyzję o zatrudnieniu Wirtualnej Asystentki. Przeprowadziłeś odpowiednią ilość rozmów kwalifikacyjnych i w końcu udało Ci się znaleźć tę, która spełnia Twoje (niemałe) oczekiwania. Ale co dalej?

Zatrudniając Asystentkę stacjonarnie podpisujecie umowę i rozpoczyna się okres próbny, podczas którego nie tylko sprawdzasz, jak radzi sobie na powierzonym stanowisku, ale również inwestujesz czas i pieniądze w jej rozwój i trening. Oczekiwanie, że Wirtualna Asystentka wyciągnie z kieszeni magiczną różdżkę i spełni wszystkie Twoje  życzenia wyczytane wcześniej ze szklanej kuli, to jeden z najczęstszych powodów nieudanej współpracy.

Decydując się na zatrudnienie Wirtualnej Asystentki nie wolno zapominać o tym, że też jest człowiekiem i tak jak Ty poznajesz jej zdolności i kompetencje, tak ona przez kilka pierwszych miesięcy poznaje Ciebie i Twój sposób myślenia.

Oto 8 prostych sposobów aby zbudować bezbolesną i przede wszystkim efektywną oraz satysfakcjonującą dla obu stron współpracę z Wirtulną Asystentką:

  1. Odwróć rozumowanie do góry nogami

Możemy się założyć, że nie brałeś do tej pory pod uwagę delegowania Asystentce zadań bardziej skomplikowanych niż przepisanie Twoich notatek czy wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego. Przestań myśleć, że masz „tylko” Wirtualną Asystentkę do pomocy. Zamiast tego doceń możliwość współpracy z ludźmi na całym świecie. Gdzieś tam, w zakamarkach Internetu, czekają na Ciebie Wirtualne Asystentki na poziomie biznesowym.

  1. Zainwestuj w czas

Inwestycja w czas prawdopodobnie będzie najprostszą, często bezkosztową i jednocześnie  najbardziej zyskowną inwestycją, na jaką się kiedykolwiek zdecydujesz. Na pewno czytałeś choć jedną książkę, jeden specjalistyczny artykuł dotyczący organizacji czasu. Praktycznie każdy specjalista w tej dziedzinie mówi: „Rób listę!” Pozorne marnowanie czasu na zaplanowanie nadchodzącego dnia w rzeczywistości owocuje szybszą i sprawniejszą pracą, więc, paradoksalnie, oszczędnością czasu! Podobnie jest z zatrudnianiem Asystentki. Jeśli poświęcisz swój czas i pieniądze na różnego rodzaju kursy, szkolenia czy po prostu cotygodniowe spotkania organizacyjne, nie będziesz musiał długo czekać na owoce Waszej pracy! Zanim się zorientujesz, Wirtualna Asystentka stanie się prawdziwym biurowym ninja, a Ty w końcu pojedziesz na zaległe wakacje. Bez laptopa. Aby osiągnąć efekty, wystarczą już dwie godziny szkolenia tygodniowo. Niewiele, biorąc pod uwagę ile czasu traciłeś do tej pory na zadania, które docelowo przypadną Asystentce.

  1. Daj się wykazać

Kontrolowanie każdego szczegółu z dnia Twojej Asystentki nie jest najlepszym pomysłem. Jedynymi osobami, którym zupełnie nie przeszkadza, kiedy patrzy się im na ręce są chirurdzy i saperzy. Cała reszta obleje się zimnym potem i zrobi błąd w najprostszej rzeczy, którą normalnie wykonują z zamkniętymi oczami. Chyba nie po to zatrudniałeś Asystentkę, żeby dokładać sobie pracy, prawda? Zatem zrelaksuj się, weź łyka aromatycznej kawy i daj się jej wykazać! Kiedy Asystentka nabierze wiatru w żagle, nic jej nie powtrzyma i będzie sama wysuwać propozycje nierzadko nowatorskich rozwiązań.

  1. Zamień „work hard” na „work smart”

Po co mozolnie wspinać się po schodach, kiedy można łatwo, miło i przyjemnie wjechać windą? Nie ma nic złego w korzystaniu z dróg na skróty, również w biurze. Jeśli poświęcisz parę chwil na zaplanowanie swoich celów i zastanowisz się, w jaki sposób je osiagnąć, będziesz łatwiej wydawać polecenia. Dobrze sformułowane polecenie czy prośba to połowa sukcesu! Pamiętaj, że Asystentka nie ma dyplomu z czytania w myślach. Im lepiej wie czego oczekujesz, tym szybciej i efektywniej wykona zadanie. Jeśli obie strony zaczną wdrażać w życie zasadę „work smart”, nigdy więcej nie będzie potrzeby wprowadzania poprawek do pierwotnego zadania. A nie oszukujmy się  – poprawki są tym, czego oboje nienawidzicie najbardziej.

  1. Deleguj zadania

Wirtualna Asystentka jest jak scyzoryk o wielu ostrzach. Jest multizadaniowa i to wcale nie znaczy, że jest „od wszystkiego i od niczego”. Szczególnie, jeśli zatrudnisz osobę o profilu nakierowanym na działania biznesowe. Wtedy możesz spać spokojnie, bo zakres możliwości Twojej nowej Asystentki właściwie nie ma końca. Trochę głupio byłoby mieć taki prawdziwy, wojskowy scyzoryk do wszystkiego i używać tyko jednego ostrza, prawda?

  1. Znajdź Wirtualną Asystentkę do zadań specjalnych

Deleguj zadania Asystentce. Łatwiej powiedzieć, trudniej wykonać? Otóż jak to zwykle z barierami bywa, są tylko i wyłącznie w Twojej głowie. Kto powiedział, że Asystentka ma wyłącznie parzyć pyszną kawę i dokładnie nanosić dane do arkusza kalkulacyjnego? Wykorzystaj jej multizadaniowość i postaw na rozwój tej właśnie cechy.  Jeśli nakierujesz ją na właściwe tory, możesz zapomnieć o zatrudnianu dodatkowego grafika czy koordynatora projektów. Wirtualna Asystentka Biznesowa zrobi to nie tyko szybko i sprawnie, ale również na co najmniej równie dobrym poziomie.

  1. Pomyśl o sobie

Jeśli spojrzeć na to pod kątem wydajności, a tym samym przyszłości Twojej i firmy, to widać wyraźnie, że przepracowywanie się prowadzi donikąd. Co z tego, że firma się rozwija w zabójczym tempie, skoro Twoje życie rodzinne skończyło się zanim tak naprawdę się zaczęło? Który rok z kolei odkładasz podróż poślubną? Który to już weekend, kiedy jednak postanawiasz wstąpić „na chwilkę” do biura? Kolejne nieprzespane noce to kolejne frustracje w ciągu dnia. Bardzo łatwo wyprowdzić Cię wtedy z równowagi, a atmosferę w pracy można ciąć nożem. Zadbaj o swoje życie prywatne i porządny sen, przecież większość zadań jest delegowalna. Na przykład możesz dużą część swoich obowiązków powierzyć Asystentce. Lepiej naprawdę docenić jednego pracownika, niż zatrudniać całą armię.

  1. Po prostu jedź na wakacje. Regularnie.

Jeśli choć raz organizowałeś wyjazd bardziej skomplikowany niż wypad z teściami na Mazury, to wiesz co czym mowa. Dogrywanie dojazdów, połączeń, transferów i rezerwacja noclegów mogą spędzić sen z powiek niejednemu twardzielowi. O opracowaniu trasy zwiedzania (wypady wakacyjne) lub błyskawicznym teleportowaniu się z jednego spotkania na drugie (wyjazdy biznesowe) nie wspominając. Wyobraź sobie, że to wszystko może przejść do przeszłości, jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki! Wystarczy zlecić to Wirtualnej Asystence. Tylko nie zapomnij o niej podczas rozdawania corocznych podwyżek!

Jak widzisz, nie taki diabeł straszny, jak go malują, a Asystentka może więcej niż myślisz. Jeśli dasz jej szansę i poświęcisz choć odrobinę czasu na to, żeby zbudować bezbolesną i przyjemną współpracę prawdopodobnie już nigdy nie będziesz chciał wrócić do swoich starych nawyków. To jak? Podejmujesz wyzwanie?