Dzień z życia asystentki
Asystentka to synonim mistrzowskich umiejętności organizacji pracy i planowania czasu. Jesteście ciekawi, jak wygląda typowy dzień pracy wirtualnej asystentki w Brelli? Czy faktycznie jest to przysłowiowy cyrk na kółkach? Pozwólcie, że uchylę Wam rąbka tajemnicy…
Harmonogram
Dzień pracy asystentki koniecznie musi być na najwyższym poziomie planowania i organizacji. Dlatego też rozpoczynam dzień od przejrzenia maili oraz zadań, które na mnie dzisiaj czekają. Tej czynności obowiązkowo towarzyszy poranna kawa. To jest chwila na spokojne planowanie i oddech przed burzą dnia codziennego. Jeżeli taka rutynowa kontrola przed rozpoczęciem pracy jeszcze Ci nie towarzyszy, serdecznie polecam jej wdrożenie. Ustalenie harmonogramu dnia, zanim rozdzwonią się telefony, a maile i zadania zaczną spływać z większą częstotliwością, skutecznie zwiększy Twoją produktywność. Dzięki temu nie pominiesz także żadnej ważnej sprawy. Najlepiej w tym wypadku sprawdza się stara, dobra lista rzeczy do zrobienia, obojętnie czy w formie papierowej, czy elektronicznej.
Większość zadań w Brelli to zadania cykliczne. Oznacza to, że klienci potrzebują naszej pomocy codziennie o ustalonej porze albo w wyznaczonych terminach. Jedno zadanie muszę wykonać równo o 8 rano, inne zadanie do 10:30, a faktury sprawdzić w każdą środę o dowolnej godzinie. Nawet przelotne spojrzenie na zadania i projekty pozwala na zorientowanie się w priorytetach i wstępną organizację dnia.
Priorytety
Najważniejsze zadania, które wykonuję w pierwszej kolejności to te pilne, z najkrótszym deadlinem oraz te, które wymagają większego nakładu pracy. Nie ma nic gorszego niż gorączkowe wykonywanie 8h zadania w dzień deadlinu! Nie zapominam, i Ty również nie zapominaj, o elastyczności. Zarezerwuj sobie odpowiednią albo jakąkolwiek ilość czasu na tzw. gaszenie pożarów. Kiedy akurat ogień nie został wzniecony, ja wykorzystuję ten dodatkowy czas na drobne, szybkie zadania.
Nieważne, jaką metodą nadasz priorytet zadaniom, czy użyjesz bardziej skomplikowanych matryc, czy prostej listy. Poświęcenie od 5 do maksymalnie 15 min dziennie na taką czynność znacznie ułatwi Ci dalszą pracę. Nie tylko realistycznie ocenisz możliwości wykonania projektu, ale także pozbędziesz się poczucia chaosu i ciągłych pytań do samego siebie o kolejny krok. Na początek wielkiej przygody z listami to do, polecam zapisanie rzeczy do zrobienia na zwykłej kartce. Najważniejsze zadania koniecznie powinny znaleźć się na jej szczycie. Stopniowe ich wykreślanie naprawdę działa motywująco!
Skupienie
Praca asystentki w Brelli to także wirtualne sekretariaty. Jest to jedno z najbardziej nieprzewidywalnych zadań, ponieważ nikt z nas nie zna dnia ani godziny, kiedy i który telefon się rozdzwoni. Bez względu na samopoczucie, inne zadania oraz kolejny dzwoniący telefon, każdej osobie poświęcam 100% swojej uwagi. Wierzę, że za ideą wielozadaniowości tak naprawdę nie stoi pospieszne, gorączkowe wykonywanie kilku zadań jednocześnie, ponieważ nie idzie to w parze z efektywnością i produktywnością. Najważniejsze jest umiejętne łączenie różnorodnych zadań. Możesz pozwolić sobie na przerywanie tylko tych zadań, które przez taką przerwę nie stracą na jakości.
Jeżeli masz do wykonania ważne i pilne zadanie, które zajmie Ci sporą część dnia i wymaga od Ciebie 100% skupienia, nie dopisuj do listy rozpraszaczy w formie szybkich, krótkich zadań. Odłóż je na koniec dnia, nawet na inny dzień, a jeżeli masz taką możliwość, oddeleguj je albo poproś kogoś z działu o pomoc. Ważne zadania wykonuj od początku do końca z pełną uwagą.
Praca wirtualnej asystentki ma w sobie coś z cyrkowych sztuczek, żonglowania i manewrowania na linie. To głównie wykonywanie zadań pod presją czasu, jednak nie mogę się zgodzić, że generuje stres. Każde zadanie to wyzwanie. Presja czasu wyzwala pokłady adrenaliny, a pozytywne myślenie zwiększa szanse powodzenia projektu. Kluczowe jest opracowanie realistycznego planu działania i systematyczne wykonywanie go. I tutaj historia zatacza koło: w zależności od tego, jak dobrze rozpoczniesz dzień, planując i organizując, tak równie dobrze zakończysz go w poczuciu, że wszystko zostało zrobione.
Asystentka Weronika, zdecydowanie nieumiejąca żonglować
Jeżeli chcesz poznać inne triki na zwiększenie swojej efektywności, przeczytaj nasz artykuł o tym, jak dobrze zacząć dzień albo jak się w końcu zorganizować.
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
