Efektywne delegowanie, czyli komunikowanie
Czas czytania artykułu: 2 minuty
Delegowanie zadań ściśle wiąże się z komunikacją. Zlecając zadanie wydajesz komunikat. Jednak jak go sformułować, aby obyło się bez zbędnych pytań, które, mimo że dla Ciebie mogą być oczywiste, dla wykonawcy już niekoniecznie?
Skupmy się najpierw na samym komunikacie. W praktyce, nie ma jednego przepisu na dobry komunikat. Każdy teoretyk komunikacji zauważa coraz to nową rzecz, rozszerza odkrycia powstałych już teorii lub precyzuje konkretną ścieżkę. Jednak gdybyśmy od wszystkich specjalistów zebrali główne założenia, moglibyśmy stworzyć idealną instrukcję delegowania zadań.
Odbiorca jako nieodłączna część komunikatu.
W komunikacji jak i w delegowaniu ważny jest odbiorca. Jest on nieodłączną częścią komunikatu. Komu powierzysz swoje zadanie? W pracy patrzysz na kompetencje pracowników, natomiast przy zlecaniu obowiązków wirtualnemu asystentowi nie musisz się tym martwić. Wszyscy mamy przeświadczenie, że nikt nie wykona zadania lepiej niż zrobilibyśmy to samodzielnie, ale pamiętaj, że wirtualnym asystentem jest profesjonalista i z jakiegoś powodu wybrałeś właśnie tę, a nie inną firmę do wykonywania Twoich zadań.
Głębia logiczna, czyli co autor miał na myśli?
Zlecając zadanie musisz zawsze zawrzeć informacje, które powinny jasno określać czego oczekujesz. Charles Bennett bardzo podkreślał głębię logiczną komunikatu, czyli w skrócie: dużo myśl zanim coś powiesz. Kluczowa jest selekcja informacji i weryfikacja co jest ważne w delegowanym zadaniu. Sprecyzuj dokładnie czego oczekujesz, na kiedy i w jakiej formie. Nie musisz niczego ,,wskazywać palcem”, ale jeśli jasno określisz swoje wymagania zaoszczędzisz czas dwóch osób: swój, bo nie będziesz musiał odpowiadać na dodatkowe pytania oraz asystenta, który zamiast się domyślać i dopytywać, będzie wiedział co ma zrobić. Pamiętaj, że wirtualny asystent mimo tego, że jest wszechstronny, nie jest jasnowidzem.
Co za dużo to niezdrowo.
Wskazówki w zleconym komunikacie są wręcz wskazane, ale nie rozpisuj się zbyt mocno. Osoba, która będzie zajmowała się Twoim zadaniem może pogubić się, gdy zaczniesz opowiadać o wszystkim co jest jakkolwiek powiązane ze sprawą, mimo że nie ma kluczowego znaczenia. Kluczem do efektywnie zleconego zadania są klarowne informacje, ale bez zbędnych szczegółów. Warto też zostawić jakieś pole do samodzielności, aby zleceniobiorca wyszedł z inicjatywą i, kto wie, może Cię zaskoczył?
Jak klient asystentowi, tak asystent klientowi.
Niegdyś utarło się powiedzenie „płacę to wymagam” – co oczywiście nie zostawia żadnych wątpliwości i zawsze oczekujemy, że praca zostanie wykonana w określonych regułach i najlepiej jak się da. Jednak mimo wszystko warto pamiętać, że uprzejmość popłaca. Zgodzi się z tym każdy, kto miał jakąkolwiek styczność z bezpośrednią pracą z klientem. Komunikując się ze zleceniobiorcą, delegując mu zadanie, zwykłe „proszę” i „dziękuję” może zaowocować jeszcze dokładniejszym wykonaniem zadania. I nie ma w tym większej filozofii, po prostu ludzi uprzejmych darzymy większą sympatią.
Specjalista od wszystkiego?
Powierzając zadanie wirtualnemu asystentowi, nie ma wątpliwości, że oddajesz je w ręce profesjonalisty. Oczywiście osoba na takim stanowisku jest wszechstronna, ale musisz wziąć pod uwagę również fakt, że nie jest specjalistą w każdej dziedzinie. Jeśli oczekujesz zadania, które wymaga specjalistycznej wiedzy z obszaru, który niekoniecznie jest popularny i nie wszyscy się na nim znają, nie dziw się, że Twój asystent będzie potrzebował nieco więcej czasu na zapoznanie się tematem. Oczekując perfekcyjnie wykonanego zadania pamiętaj, że specjalnie dla Ciebie wgłębiamy się w temat i wykonujemy zadanie tak, jak tego oczekujesz. Potrzebujemy do tego więcej zapasu, aby przysłowiowo wgryźć się w temat.
Dobrze wystosowany komunikat w delegowaniu zadań to klucz do sukcesu i efektywnego porozumienia obu stron. Warto zapamiętać, że po drugiej stronie komputera siedzi człowiek i spróbować chociaż przez krótką chwilę posiedzieć w jego skórze – jako osoby z zewnątrz, która chce jak najlepiej wykonać wydelegowane zadanie.
Autorka: Natalia Szumała
Zobacz także: Jak wyrobić w sobie pozytywne nawyki?
Jak nie popełniać błędów komunikacyjnych? Przeczytaj tutaj.
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
Jeden komentarz na temat “Efektywne delegowanie, czyli komunikowanie”