Jak pracować efektywnie nie kiwnąwszy palcem?
Czas czytania artykułu: 4 minuty
Tak się składa, że dziś to czas jest największym luksusem i najbardziej optymalnym miernikiem … bogactwa.
Dopóki skupiasz się na małych rzeczach i drobnych zadaniach zamiast koncentrować się na całości i efektach dużego przedsięwzięcia, trudno będzie ci dopiąć celu. My możemy ci pomóc już teraz!
Recepta na codzienną harówkę
Najskuteczniejsi ludzie wiedzą, że aby odnosić sukces, trzeba dzielić się swoimi obowiązkami, a tym samym zyskiwać cenne godziny. Niezależnie od tego, czy prowadzisz dużą firmę czy mały biznes, kierujesz modną restauracją czy małym, osiedlowym barem, zarządzasz dużym zespołem ludzi czy czteroosobową rodziną, natłok zadań może cię przytłoczyć. Zwłaszcza jeśli jednocześnie planujesz, wykonujesz i weryfikujesz podejmowane działania. Czas usieka, a ty zamiast cieszyć się sukcesami, czujesz coraz większe przytłoczenie.
Dobra wiadomość jest taka, że nie jesteś w tym sam i że już wiele, wiele, naprawdę wiele lat temu znaleziono na to fantastyczne rozwiązanie – dzielenie się obowiązkami! Dziś takie dzielenie obowiązków między innych zwykło się nazywać delegowaniem. Wiemy jednak doskonale, że jeżeli dopiero zaczynasz swoją walkę o wolny czas i spokojną głowę, możesz mieć problem z tym komu i co zlecać. Na szczęście w tym temacie jesteśmy ekspertami.
Asystent, czyli człowiek od kawy?
Asystenta zwykło się traktować jak człowieka od parzenia kawy. W naszych wyobrażeniach na ten temat często występuje piękna młoda dziewczyna, która z gracją podaje napoje podczas spotkań biznesowych swojego szefa, czasem jest to nieco zestresowany chłopak, który w rozpiętej marynarce i pogniecionej koszuli, biega po biurze roznosząc jakieś nieistotne papiery. Nic bardziej mylnego! Asystent jest niezwykle ważnym i odpowiedzialnym stanowiskiem. To osoba, która potrafi zorganizować wszystko, od analizy biznesowej po przyszycie guzika. Asystent to człowiek orkiestra! Jeśli nie wierzysz, obejrzyj The bucket list z Jackiem Nicholsonem i Morganem Freemanem i przyjrzyj się relacji jednego z głównych bohaterów z jego asystentem.
Prawda jest jednak taka, że dobry asystent nie musi wcale wiedzieć wszystkiego ani być omnibusem, nie musi też na wszystkim się znać. Wystarczy, że ma szósty zmysł, którym potrafi wyszukać odpowiednie informacje i ludzi, którzy mogą być pomocni w udanym zamknięciu zadania. Czy musisz taką osobę zatrudniać? Nie, możesz współpracować ze zdalnym asystentem i korzystać z jego usług wtedy, kiedy jest ci to naprawdę potrzebne.
Jak pracują zdalni asystenci?
Nie wiemy, jak pracują wszyscy asystenci świata, ale wiemy z jakich metod korzystamy w naszym zespole i tym właśnie chcemy się z tobą podzielić. Tak się składa, że wśród naszych asystentów przeważają kobiety, to absolutny przypadek, ale sądząc po zadowoleniu naszych klientów – lepiej się ułożyć nie mogło. Nad zadaniami naszych klientów pracuje cały zespół, dzięki czemu jesteśmy do dyspozycji naszych klientów od 07.00 do 22.00. W tym czasie można do nas pisać, dzwonić i zlecać dosłownie wszystko.
Jakie zadania pojawiają się najczęściej?
– Rozpiętość jest bardzo duża. Kobiety zwykle skupiają się na wyręczaniu ich z zajęć domowych, sprawy firmowe często zostawiają sobie, chyba z powodu ogromnego poczucia obowiązku, ale to także zmienia się z chwilą, kiedy już nas sprawdzą i przekonają się o naszej skuteczności. I tak zapisujemy dzieci na zajęcia, wyszukujemy i kupujemy buty, załatwiamy organizację bankietów czy zlecamy dowóz zakupów. Mężczyźni są chyba bardziej finezyjni, dlatego w ich przypadku zlecenia są bardziej zróżnicowane. Poza zadaniami związanymi z życiem prywatnym, otrzymujemy do wykonania raporty, analizy, piszemy teksty, przygotowujemy researche. Zatem jednego dnia zdarza nam się załatwiać dwa tuziny balonów z helem, zamawiać kwiaty na ślub, rezerwować hotel na drugim końcu świata i sprawdzać notowania WIG20 – mówi jedna z naszych asystentek.
Jak radzicie sobie z taką różnorodnością i ilością zadań?
– Pracujemy w zespole. Wiemy, kto jest w czym dobry, potrafimy dzielić się zadaniami, nadawać im odpowiednie priorytety i pilnować harmonogramu tak, by ze wszystkim zdążyć. Poza tym mamy doskonałe zaplecze w postaci naszego zespołu, który jest nam w stanie pomóc w każdej sytuacji. W trakcie pracy nawiązujemy też znajomości z ludźmi z danej branży, do których możemy walić jak w dym, gdy tylko sytuacja tego wymaga. Dzięki pracy asystentki poznałam już wielu ekonomistów, programistów, grafików, stylistów, florystów i od każdego nauczyłam się czegoś nowego. To bardzo ekscytujące.
Ale także odpowiedzialne, prawda?
– Zgadza się. Po pierwsze, dzięki takiemu układowi, jesteśmy w stanie być dostępne dla klientów przez 14 godzin na dobę, po drugie możemy się nawzajem sprawdzać i weryfikować tak, by niczego nie przegapić. Oczywiście niezastąpione w naszej pracy są także wszelkie technologiczne nowinki, mamy do perfekcji opanowane programy i aplikacje typu kalendarze i to do lists – niedługo będziemy mogły prowadzić szkolenia w tym zakresie.
Zdarzały się jakieś wpadki?
Zdarza się, że klient ma uwagi i zadanie trzeba poprawić, ale są to sytuacje rzadkie i, według mnie, chyba dość ważne, bo pozwalają nam jeszcze lepiej poznać osobę, z którą współpracujemy i dopasować się do niej. Nie zaliczyłabym tego jednak do wpadek, nazwałabym to raczej docieraniem się, poznawaniem, szukaniem indywidualnych sposobów na jak najbardziej precyzyjną komunikację. Natomiast zdarzają się śmieszne sytuacje. Kiedyś dostałam wiadomość od klienta „muszę zakupić nowe czapsy dla mojego syna, proszę zebrać ciekawe oferty, interesuje mnie tylko czarny kolor”. „Czapsy – ok” pomyślałam i zaczęłam się rozglądać za full capami, snap backami, truckerkami i tak dalej, gdy nagle mnie olśniło. Przecież czapsy to ochraniacze jeździeckie!
Dla kogo?
Jak widać, usługi asystenckie nie są zarezerwowane tylko dla nielicznych. Dzięki temu, że osoba, która ci pomaga, pracuje dla ciebie zdalnie, nie musisz martwić się o żadne formalności związane z jej zatrudnieniem. Wystarczy, że będziesz wiedzieć, w czym, jak i na kiedy można ci pomóc – w domowych obowiązkach, w pracy, a nawet w organizowaniu rozrywki.
Mamy nadzieję, że udało nam się trochę przybliżyć naszą pracę i ideę, która jej przyświeca, czyli uwalnianie twojego cennego czasu. Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami!
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
