Szukaj w:

Sorry, nie mam czasu!

Czas czytania artykułu: 5 minuty

Umiejętność delegowania jest na tyle trudna, że poświęca się jej dziś bardzo wiele uwagi.

Co jakiś czas pojawiają się nowe publikacje, uczelnie biznesowe prowadzą na ten temat wykłady, a firmy szkoleniowe organizują liczne i nietanie warsztaty. Wciąż jednak wiele osób nie radzi sobie lub zupełnie nie potrafi zlecać zadań. Dlaczego tak się dzieje i jakie mogą być tego skutki?

Od zaufania lepsza jest kontrola

Był sobie raz Leszek. Leszek pracował jako kierownik działu marketingu w firmie z branży edukacyjnej. Leszek kierował małym zespołem i choć on sam, miał na głowie mnóstwo sprawi i obowiązków, to jego pracownicy nudzili się niemiłosiernie. Każdy dzień rozpoczynali godzinnym rytuałem picia kawy, czytaniem serwisów internetowych, przeglądaniem facebooka, instagrama… Tymczasem Leszek z zaciętą miną stukał w klawiaturę swojego komputera, wykonywał kolejne telefony i biegał ze spotkania na spotkanie.

Biedny Leszek, myślisz sobie, pracuje z leniwymi gamoniami. Nic bardziej mylnego, jedynym gamoniem w tej opowieści jest… Leszek, który mając pod kierownictwem mały zespół młodych i ambitnych ludzi, pozwala im na nudę. Musisz bowiem wiedzieć, że pracownicy Leszka niejednokrotnie prosili go o zadania. On jednak korzystał z ich pomocy tylko przy czynnościach naprawdę banalnych lub też takich, od których nic nie zależało i, kiedy szef szefów wychwalał dział marketingu i nieocenioną pracę Leszka, w jego pracownikach wzrastała frustracja. Kiedy zaś szef szefów był niezadowolony, że dział z czymś się nie wyrabia, pracownicy Leszka mieli ogromne poczucie niesprawiedliwości. Skończyło się na tym, że ludzie przestali chcieć pracować z Leszkiem i odeszli od niego przy pierwszej nadarzającej się okazji. Leszek nie rozumiał, że nie obdarzając ludzi zdaniami, nie tylko niemądrze zapracowuje się na śmierć, ale też niszczy w swoich pracownikach poczucie własnej wartości, zabija ich ambicję i depcze aspiracje. Niedojrzałość Leszka, chęć kontrolowania wszystkiego, a raczej strach przed utratą kontroli połączony z lękiem o to, że ktoś inny mógłby się spisać lepiej od niego, doprowadziły do rozpadu całego zespołu. A mogło być tak pięknie, gdyby tylko Leszek oddelegował na innych część swoich obowiązków. On miałby więcej czasu, a praca szłaby sprawnie i terminowo, gdyby ludzie poczuli, że coś od nich zależy, że są mądrzy, potrzebni i że darzy się ich zaufaniem.

Jaki jest tego morał? Jeśli twój strach przed delegowaniem wynika z obawy przed oddaniem pierwszeństwa lub z lęku przed tym, że ktoś zrobi coś lepiej i wygryzie cię z twojego stanowiska, to najprawdopodobniej musisz odrobić lekcję z pracy zespołowej lub wymienić zespół, którego nie darzysz zaufaniem. Spróbuj poznać kompetencje swoich pracowników i porozdzielać między nich zadania. Możesz spróbować od czegoś prostego, a później powoli podnosić poprzeczkę, tak, by pracownik czuł się doceniony rosnącą odpowiedzialnością i, abyś ty czuł, że wszystko dzieje się w zgodzie z tobą i jest wykonane porządnie. Na bieżąco sprawdzaj efekty, a jeśli coś pójdzie nie tak, postaraj się nie naprawiać błędu samodzielnie, ale poświęć czas na rozmowę z pracownikiem i wspólne znalezienie rozwiązania. Dzięki temu unikniecie kolejnych problemów, a nawet jeśli zdarzy się jakiś, to najprawdopodobniej twój pracownik będzie umiał poradzić sobie z nimi samodzielnie.  Czas spędzony na umiejętnym delegowaniu zaowocuje i pozwoli tobie skupić się na rzeczach naprawdę istotnych.

Zosia Samosia

Była sobie raz Marysia. Marysia powinna nazywać się Zosia, a jeszcze lepiej  Zosia Samosia. Marysia niedawno awansowała na dyrektorkę działku handlowego, wcześniej była odpowiedzialna za obsługę kluczowych klientów. Marysia od początku wykazywała się dużą pracowitością, profesjonalizmem, potrafiła pracować z ludźmi. Szefowie Marysi szybko docenili jej pracę, dlatego z każdym dniem oddelegowywali na nią coraz więcej swoich obowiązków. Jak łatwo się domyśleć, Marysia radziła sobie z nimi wzorowo. W pewnym momencie stanowisko dyrektorskie stało się oczywistością, nikt inny nie zasłużył sobie na ten awans bardziej niż Marysia.

Co się jednak okazało? Jako świeżo upieczona pani dyrektor, Marysia wciąż nie odpuszczała swoich dotychczasowych zadań związanych z kluczowymi klientami. Mimo, że spadły na nią nowe obowiązki, bała się oddać wszystkie swoje dotychczasowe zadania. Tłumaczyła, że osoba, która zajęła jej dawne stanowisko, potrzebuje jeszcze trochę czasu, żeby się wdrożyć i że nikogo innego nie chciałaby tym obarczać. W efekcie Marysia przesiaduje w biurze po 10 godzin dziennie, a w domu pracuje także w weekendy. Od dwóch lat nie była na urlopie.

Niemądrze prawda? Strach Marysi przed delegowaniem wynika z lęku przed obarczeniem kogoś obowiązkami i z przekonania, że skoro ona tak dobrze wykonywała pewne zadania, to nikt inny nie będzie w stanie powtórzyć jej efektu. Poza tym Marysia nie chce tracić czasu na szkolenie nowej osoby, bo dużo szybciej będzie, jeśli zrobi to sama. Nic bardziej mylnego. Efektywność Marysi nie będzie trwała wiecznie, a brak czasu i permanentne zapracowanie spowodują, że przestanie się rozwijać na obecnym stanowisku. Każda godzina, którą dziś Marysia poświęciłaby na przeszkolenie pracownika, to kilka, kilkanaście, a może nawet kilkadziesiąt godzin zaoszczędzonych w przyszłym tygodniu, miesiącu, za pół roku. Nie zdając sobie z tego sprawy, Marysia wpada w pułapkę pozornego oszczędzania czasu. Tymczasem wystarczy dobrze wyjaśnić zadanie, wytłumaczyć jego cel, określić termin wykonania, zweryfikować efekty i dać informację zwrotną pracownikowi, by móc na zawsze zapomnieć o oddelegowanej czynności. Nie zaszkodzi też pamiętać o odrobinie luzu, bo to, że ktoś robi coś inaczej niż ty, nie oznacza, że robi to gorzej czy lepiej, dopóki efekt będzie przynajmniej taki sam.

Zabiegany niezorganizowany

Był sobie raz Tomek. Tomek prowadził małą firmę zajmującą się produkcją frontów meblowych. Tomek zatrudniał 3 pracowników, dwóch stolarzy i jednego lakiernika. Ilość zamówień spływająca do firmy Tomka pozwala na utrzymanie stałych wzrostów i, co jakiś czas, inwestycję na przykład w nowe maszyny. Kiedy jednak wejdziesz do firmy Tomka zobaczysz, że jego pracownicy kręcą się w miejscu lub chodzą z kąta w kąt, a jedyna osoba, która jest cały czas faktycznie zabiegana to Tomek. Tomek rozmawia z kontrahentami, pozyskuje nowych klientów, przygotowuje próbki, miesza barwniki, lakieruje, rozrysowuje projekty, przygotowuje wyceny, tnie płyty, kupuje materiały, zawozi gotowy towar do klienta, czyści pistolety od lakieru, wycina ramiaki, skleja elementy, wystawia faktury, ściąga płatności od spóźniających się klientów, najczęściej jednak jest tak bardzo zajęty, że sam już nie wie, co właściwie robi.

Zastanawiasz się, co tym razem jest nie tak? Tomek nie ma nad sobą szefa, więc nie może, tak jak Leszek, bać się niedocenienia czy utraty kontroli. To jego firma i jego ciastko, nikt mu tego nie zabierze. Może więc jest, jak Marysia, Zosią Samosią? Nie, pracownicy Tomka są wykwalifikowanymi fachowcami i wszyscy doskonale o tym widzą. Co więc powoduje, że Tomek jest tak zaganiany? Smutna prawda jest taka, że Tomek nie ma czasu, by zauważyć, że jest po prostu niezorganizowany. Wciąż spóźniony goni terminy i wykonuje bieżącą robotę zamiast usiąść i porządnie rozpisać wszystkie zadania, zaplanować procesy i ułożyć je w harmonogram, który przekaże swoim pracownikom. W ten sposób Tomek mógłby uspokoić codzienny chaos trawiący jego firmę i wykorzystać w pełni potencjał swojego zespołu. A jeśli dodatkowo, część zadań administracyjnych zleciłby na zewnątrz korzystając na przykład z pomocy asystentek Brelli, wtedy zyskałby czas na to, by zajmować się tylko tymi sprawami, których nie może za niego zrobić nikt inny.

Opisane historie pokazują jedynie kilka z wielu przyczyn, które powstrzymują nas od delegowania obowiązków. Pewnie każdy z bohaterów mógłby tkwić w swojej bańce i przez kolejne miesiące, a nawet lata skarżyć się na swoje zapracowanie i brak czasu. Tymczasem życie jest tylko jedno, czasu nie da się cofnąć, a nadszarpniętego zdrowia ot tak odzyskać. Warto więc sukcesywnie trenować w sobie umiejętność delegowania. Jeśli nie potrafisz robić tego w pracy, zrób sobie mały trening osobisty i spróbuj zlecić komuś zaplanowanie i zorganizowani twojego najbliższego urlopu. Skontaktuj się z naszą asystentką i przekonaj się jak fajnie jest zapewnić sobie wypoczynek nie tracąc czasu na poszukiwanie i rezerwację biletów i noclegów. Jeśli pomysł z urlopem wypali, zacznij delegować kolejne rzeczy prywatne, zawodowe, wszystkie te, które nie wymagają od ciebie pełnego zaangażowania.

Timothy Ferriss, autor bestsellerowej książki Czterogodzinny tydzień pracy, poświęcił wiele uwagi delegowaniu obowiązków i jest też wielkim fanem korzystania z pomocy zdalnych asystentów. Tak, zdalnych asystentów – w liczbie mnogiej – bo dzięki ich pomocy, Ferriss ma czas na spełnianie swoich pasji, uczenie się nowych rzeczy, doświadczanie codziennych przyjemności i delektowanie się towarzystwem swoich bliskich. Pamiętaj, to ty jesteś panem swojego czasu, zarządzaj nim mądrze i pracuj dobrze, a nie więcej!

Brella Magazyn

Magazyn dla skutecznych przedsiębiorców oraz kadry managerskiej, wspierający wiedzę w zakresie tematyki ogólnobiznesowej, managerskiej i motywacyjnej. Partnerem bloga jest Brella.pl, której oferta to głównie: Wirtualny asystent, Concierge i Wirtualny sekretariat. Sprawdź cennik i umów się ze swoim doradcą na rozmowę.

Latest posts by Brella Magazyn (see all)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *