Sztuka pisania maili. Czy wiesz, jak napisać służbowego maila, żeby został przeczytany i nie trafił do spamu?
Pisanie maili zdecydowanie różni się od wymieniania wiadomości na portalach społecznościowych. Szczególnie kiedy piszemy je w sytuacjach służbowych.
Poniżej przedstawiamy kilka rad, do których warto się stosować.
- zadbaj, aby Twój adres mailowy brzmiał profesjonalnie. Jeśli reprezentujesz firmę, warto, aby Twój adres mailowy to prezentował. Zrezygnuj z końcówek w stylu “buziaczek”. Najlepiej zawrzyj w nim swoje imię i nazwisko.
- temat powinien odzwierciedlać zawartość maila oraz być łatwo rozpoznawalny dzięki niemu. Zastanów się nad tym, czego on dotyczy. To pierwsze, co zobaczy Twój odbiorca.
- dbaj o stosowanie odpowiednich zwrotów grzecznościowych. Zrezygnuj z używania “Witam”, może to być odebrane jako niegrzeczne oraz wywrzeć złe wrażenie. Pamiętaj, aby zakończyć mail zwrotem: “Pozdrawiam serdecznie” lub “Z wyrazami szacunku”.
- nie zapomnij również o podpisie. Jeśli zajmujesz stanowisko w firmie, w imieniu której piszesz maila, pod swoim imieniem i nazwiskiem wypisz je razem z nazwą firmy. Najlepiej dołączyć również numer telefonu do kontaktu.
- nie przesadzaj z ilością wykrzykników, znaków zapytania czy wielokropków. Unikaj też pisania wielkimi literami.
- pilnuj poprawnej polszczyzny oraz nie nadużywaj skrótów. Wykreśl ze swojego słownika mowę potoczną oraz emotikonki.
- jeśli chcesz dodać jakiś załącznik, warto zaznaczyć to w tekście. Dzięki temu są większe szanse, że odbiorca go nie pominie.
Ważną umiejętnością jest również pisanie zrozumiałych i zwięzłych maili. Należy odpowiednio wyważyć długość wiadomości tak, aby zawierała wszystkie istotne informacje, ale nie została zignorowana przez zbyt długi tekst. Pomocne będzie również odpowiednie oddzielanie tekstu, używając do tego klawiszy <Enter> oraz <Shift>. Dzięki temu będzie on przyjemniejszy i łatwiejszy do czytania.
Pamiętaj, aby przed wysłaniem wiadomości sprawdzić, czy nie zawiera ona błędów oraz czy jest poprawnie wpisany adres mailowy.
Magazyn dla skutecznych przedsiębiorców oraz kadry managerskiej, wspierający wiedzę w zakresie tematyki ogólnobiznesowej, managerskiej i motywacyjnej. Partnerem bloga jest Brella.pl, której oferta to głównie: Wirtualny asystent, Concierge i Wirtualny sekretariat. Sprawdź cennik i umów się ze swoim doradcą na rozmowę.
Latest posts by Brella Magazyn (see all)
