TO DO or not to do? Zestawienie najlepszych aplikacji TO DO
Zastanawiasz się, czy organizacja zadań za pomocą listy „to do” ma sens? A może podejmowałaś albo podejmowałeś się wielokrotnych prób, które zawsze kończyły się fiaskiem? Myślisz, że to nie dla Ciebie? Spróbujemy rozwiać Twoje wątpliwości i zachęcić do tworzenia list zadań w przeróżnych formach.
Podstawy
Stworzenie prostej listy z zadaniami do wykonania na dzisiaj to najbardziej podstawowa forma prowadzenia „to do”. Do tego wystarczy zwykła kartka papieru i ulubiony długopis. I na zupełnie podstawowym poziomie takie prowadzenie listy zadań powinno być wystarczające. Co to daje? Przeniesienie zadań z głowy, maila, tablicy na kartkę papieru działa sprawia, że organizacja i zarządzanie dniem staje się łatwiejsze.
Według badań Harvard Business Review aż 90% menedżerów marnuje cenny czas z powodu złego zarządzania czasem. Oczywiście w zarządzaniu czasem nie chodzi o bycie zajętym, ale o bycie produktywnym.
Dlaczego?
Czarno na białym wiesz, ile zostało do końca i co zostało zrobione. Istotne jest tu wykreślanie zadań z listy. To uczucie radości, które Ci towarzyszy w tej chwili to nic innego, jak poczucie, że robisz postępy, kontrolujesz czas i wiesz, czego się spodziewać. Wykreślanie działa wręcz motywująco!
„To do” odciąża głowę i zwalnia ją od pamiętania o długiej liście zadań. Dzięki temu zachowasz większą koncentrację nad zadaniami, które aktualnie wykonujesz. Dodatkowo masz pewność, że niczego nie zapomnisz (oczywiście, o ile jest zapisane 😅).
Co jeszcze?
Nie dla wszystkich prosta lista „to do” sprawdzi się w takiej podstawowej wersji. Dlatego spróbujmy wrzucić dwójeczkę i dodać jedną ważną funkcjonalność do listy zadań.
Chodzi o nadawanie priorytetów do zadań. Tutaj z pomocą przychodzi nam metoda wymyślona przez prezydenta Eisenhowera. Opracowany przez niego kwadrat Eisenhowera to narzędzie, które pozwala kategoryzować czynności na podstawie ich ważności i pilności. Wygląda to prosto – rysujemy kwadrat składający się z czterech pól, z których każde reprezentuje jedną z kategorii działań – „pilne i ważne”, „ważne i niepilne”, „nieważne i pilne” oraz „nieważne i niepilne”.
Do każdego z tych czterech kategorii możesz przypisać kolor albo oznaczyć je cyferkami. Jeżeli posiadasz zdolności graficzne, pokuś się o dodawanie własnych oznaczeń. Dzięki kategoryzacji i nadaniu priorytetów unikniesz marnotrawienia czasu.
Zarządzaj czasem po mistrzowsku! Dowiedz się więcej o nadawaniu zadaniom odpowiednich priorytetów we wcześniejszym wpisie.
Nie pozostaje nic innego, jak tylko zacząć tworzyć listy zadań. Z pewnością poczujesz mniejszy stres w pracy, a dzięki zorganizowaniu dnia, będziesz mieć więcej czasu dla siebie albo na inne zadania.
Aplikacje
Najpopularniejszą aplikacją, a zarazem numer jeden na naszej liście jest Microsoft To Do. Aplikacja jest zintegrowana z Gmailem i Google Calendar, dzięki czemu mamy dostęp do potężnego narzędzia do organizacji czasu. W listach zadań od Microsoft mamy możliwość przydzielania zadań do odpowiednich projektów, możemy także ustawić przypomnienie. Kolejną aplikacją od Google jest Google Keep. Jest to co prawda aplikacja do tworzenia notatek, ale oferuje również możliwość stworzenia listy do odhaczania. Dodatkowo do list możemy dodawać własne etykiety albo zmieniać kolory notatek (przydatne zwłaszcza w przypadku kategoryzacji).
Inną aplikacją, która bardziej przypomina notatnik jest Notion. Notion dostępne jest nie tylko na telefon, ale także jako aplikacja webowa oraz program do ściągnięcia na komputer. Umożliwia tworzenie bardzo rozbudowanych notatek. Jest tu także możliwość pracy w zespole. Tworzenie list jest tylko jedną z funkcjonalności, ale warto, chociaż dać szansę tej aplikacji.
Dwie inne aplikacje, które polecają asystentki Brella to Todoist i Any.do. Przede wszystkim dlatego, że obydwie są bardzo intuicyjne, integrowane z kalendarzem i atrakcyjne wizualnie.
O innych przydatnych aplikacjach przeczytasz też w naszym wcześniejszym wpisie.
Wersja papierowa
Jeżeli nie przekonują Cię aplikacje, przedstawiamy rozwiązanie printable. W naszych wersjach list jest osobna rubryka na określenie tygodniowych celów. Możesz wybrać wersję z podziałem na każdy dzień tygodnia. Wersja czarno-biała jest bardziej minimalistyczna, a wersja kolorystyczna jest bardziej na bogato. Oczywiście wybierz to, co będzie najlepsze dla Ciebie.
Dzielimy się z Wami sposobami, które sprawdzają się wśród asystentek Brelli. Dlatego też proponujemy właśnie widok tygodniowy. Zadania stałe i cykliczne dla naszych Klientów wyznaczają nam naturalne tygodniowe ramy w pracy, pomiędzy nimi planujemy zadania zlecane na bieżąco.
Nie chcesz przegapić interesujących treści? Zapisz się na newsletter 
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
2 komentarze na temat “TO DO or not to do? Zestawienie najlepszych aplikacji TO DO”