Trudne rozmowy – 8 sposobów jak wyjść z nich mistrzowsko
Czas czytania artykułu: 3 minuty
Trudne rozmowy w pracy, to nie tylko te, gdy staramy się o podwyżkę czy zmianę stanowiska. Czasami coś naszemu zespołowi się nie uda. Czasami czeka nas duże wyzwanie. Im wyższe stanowisko, tym trudniejsze mogą być rozmowy, które dane Ci będzie stoczyć.
Zarządzasz projektem, zespołem, może nawet całym działem lub oddziałem. Gdy coś zaczyna iść nie tak, to na Tobie spoczywa ciężar wyciągnięcia konsekwencji wobec podwładnych, zwrócenia im uwagi.
Jak najlepiej podejść do trudnych rozmów? Jak możemy dać nawet najgorszy feedback tak, aby został on dobrze odczytany?
1. Dostarcz osobie więcej pozytywnego, niż negatywnego feedbacku
Badania pokazują, że firmy, które mają wysoki poziom organizacji, bardzo pilnują tego, aby pracownik otrzymywał 5x więcej pozytywnego feedbacku (wsparcie, docenianie, zachęcanie) niż negatywnego (krytyka, dezaprobata, sprzeczki). Dlaczego? Bo nas mózg reaguje bardziej na negatywne emocje niż pozytywne. Sam pewnie wiesz jak jedna zła wiadomość może Ci zrujnować dzień. Pozytywna komunikacja sprawia, że pracownik jest bardziej zaangażowany, lepiej reaguje na nasze sugestie. Oczywiście powinieneś korygować swoich. Ba, nawet krytykować. Postaraj się to zrobić jednak tak, aby rozmowa przebiegła w pozytywnym tonie. Dzięki temu zauważysz dużo lepsze rezultaty
2. Zwiększ współpracę i miej wspólny cel
Spróbuj pozostać obiektywny kiedy mówisz o np. przedsięwzięciu, które stało się zupełną klapą. Opisz problemowe sytuacje, staraj się ich nie oceniać. Zidentyfikuj co faktycznie było zrobione źle, a co jest tylko twoim odczuciem związanym z tym, że robiła to osoba, którą obarczasz winą. Tego typu sytuacje pomogą wyciągnąć wnioski dla całego zespołu. A jeśli sytuacja dopiero co się wydarzyła i można ją uratować – postaraj się zasugerować alternatywy, a nie spieraj się z tym, kto jest dobry lub winny.
3. Uważaj na mimikę twarzy
Dużo bardziej czytamy sygnały niewerbalne, niż te słowne. Czasami może dojść do błędu w komunikacji, gdy przekazujesz komuś złe wieści czy trudne informacje z uśmiechem. I oczywiście odwrotnie – pochwała z surową miną wcale nie zostanie dobrze odebrana. Dodatkowo pamiętaj, że inne osoby odczuwają Twoje emocje. Uśmiechaj się częściej – uśmiech jest ważny do interakcji społecznych. Nawet gdy jesteś wściekły. Uruchomią się wtedy mechanizmy o których nie masz pojęcia. Czy wiesz, że ludzie są wstanie rozpoznać czy jesteś uśmiechnięty, nawet Cię nie widząc? Zmienia się barwa Twojego głosu, szybkość wypowiadanych słów. Pamiętaj o tym przy następnej rozmowie przez telefon.
4. Utrzymuj kontakt wzrokowy
Nie chodzi o to, żeby wpatrywać się w kogoś i ani na moment tego kontaktu nie zerwać – takie zachowanie odbierane jest jako agresywne. Wykorzystaj kontakt wzrokowy jako swoją tajną broń – możesz wyczytać z ruchu oczu emocje drugiej osoby. Niech ten kontakt z Twojej strony będzie ciągły, ale nie nachalny.
5. Kontroluj swój głos
Od dzieciństwa doskonale zdajemy sobie sprawę, że ton mowy jest ważny i może wysyłać wiele komunikatów. Po głosie możemy rozpoznać czyjś zakaz, niechęć, radość. Pamiętaj, że Twój sposób mówienia o danej osobie wyraża też to, co o niej myślisz. I chodzi tu nawet bardziej o ton, niż same słowa. Najnowsze badania pokazują, że ludzie potrafią prawie bezbłędnie odczytywać emocje po tonie, z jakim zostały wypowiedziane słowa.
6. Rozluźnij się
To jak siedzisz – na krańcu krzesła czy rozwalony z nogami wyciągniętymi do przodu, z rękoma zamkniętymi lub otwartymi – wysyła wiadomość do Twojego rozmówcy. Kiedy wchodzimy do pokoju, gdzie ktoś siedzi z skrzyżowanymi ramionami, czujemy dystans. To nie pomaga Twojemu rozmówcy, jeśli chcesz przekazać mu ważne informacje, które dodatkowo są negatywne. Twoja pozycja już jest wyższa – najlepiej rozegrasz to, kiedy nie będziesz dodatkowo dominować. Rozluźnij ramiona, uśmiechnij się, potwierdzaj wokalizacją to, że słuchasz („mhm”, „tak”, „racja”).
7. Oddychaj
Badania pokazują, że emocje wpływają na prędkość i głębokość naszego oddechu. Na pewno zauważyłeś, że zestresowany lub zły oddychasz szybciej i płycej, a gdy jesteś zmęczony lub znudzony, jest to bardziej jak ziewanie. Przed rozmową, postaraj się wziąć długi, uspokajający oddech. Gdy wydychasz powietrze, Twoje tętno i ciśnienie krwi spada, więc skup się by wydech był dłuższy, niż wdech.
8. Skup się
Trudne. Zwłaszcza gdy dopiero co dostaliśmy ważny mail od kogoś z firmy, 3 oferty dla ważnych klientów, a nasz bezpośredni przełożony chce widzieć się z nami za godzinę. Nasz umysł jest w stanie być skupiony tylko przez 50 procent czasu. Mając dodatkowe rzeczy na głowie, ta wydajność jest jeszcze niższa. Pamiętaj jednak, że jeśli rozmawiając z osobą, przekazując jej informacje, jednocześnie będziesz patrzeć w komputer, to ta osoba pomyśli, że temat jest nieistotny.
I przede wszystkim pamiętaj, że wszelkie sympatię lub antypatię w tym przypadku powinny zostać poza pracą. Tak postępują profesjonaliści. Powodzenia! Artykuł bazuje na książce Kim Cameron „Positive Leadership”
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
