W pogoni za czasem czyli jak walczyć z prokrastynacją
Czas czytania artykułu: 5 minuty
Masz zbliżający się deadline. Jednak, zamiast skupić się nad pracą, rozpraszasz się na wszystkie strony: sprawdzasz maile, facebooka, oglądasz film na youtube, serfujesz po blogach i forach w poszukiwaniu inspiracji i natchnienia do pracy. Nie możesz zacząć, coś cię blokuje.
Wszyscy dobrze znamy zjawisko prokrastynacji. Kiedy się mu poddajemy, przepuszczamy przez palce wolny czas, odkładając na później zadania do zrobienia. Kiedy robi się za późno i czujemy, że zawalimy termin, wpadamy w panikę i żałujemy, że nie zaczęliśmy działać wcześniej.
Osoby, które borykają się chronicznie z prokrastynacją, wpadają w zaklęty kręg ciągłego przekładania zadań na później, z którego bardzo trudno jest się wydostać. Odwołują spotkania, przesuwają terminy zakończenia projektu, nie odpowiadają na maile i telefony, ukrywają się i w końcu wykonują pracę dopiero wtedy, gdy nie da się zrobić kolejnego uniku. To wszystko z poczuciem winy, w pośpiechu i z dużą dozą negatywnych emocji.
Prokrastynacja “zjada” od środka i powoduje, że osoby nią dotknięte nie mogą osiągnąć w życiu sukcesu ani poczucia satysfakcji z wykonywanej pracy. Nie pozwól, aby prokrastynacja zawładnęła Twoim życiem. Poniżej podaję 12 sposobów na radzenie sobie z tą nieprzyjemną cechą.
Spis metod na walkę z ciągłym przekładaniem swoich zadań:
1. Podziel zadanie na części
Przyczyną prokrastynacji jest często podświadomy lęk , że zadanie, które mamy wykonać, jest dla nas przytłaczające lub wydaje nam się za trudne. Dlatego świetnym sposobem na “rozbrojenie” zadania jest podzielenie go na małe części. Jeśli nadal mamy silną pokusę odwlekania, dzielimy zadanie na jeszcze mniejsze części, do takiego momentu aż każda z kolejnych czynności okaże się prosta i nieskomplikowana. W pewnym momencie uznasz, że kolejny krok jest taki łatwy, że w zasadzie możesz go wykonać od razu. Od kilku tygodni pracuję nad złożonym projektem, który do niedawna wydawał mi się prawie niemożliwy do zrealizowania. Jednak, gdy podzieliłam go na etapy: research, wybór zakresu tematycznego, podzielenie projektu na rozdziały, szkic pierwszego rozdziału itd, poczułam, że zadanie jest do okiełznania i zabrałam się do realizacji pierwszego kroku.
To, co mi bardzo pomaga, to skupienie się wyłącznie na najbliższym etapie i nie wybieganie myślami do kolejnych. Ta technika chroni mnie od napadów paniki, od paraliżującej myśli, że sobie nie poradzę lub że nie zdążę na czas. Dopiero po zakończeniu konkretnego etapu zaczynam myśleć o kolejnym.
2. Daj sobie pomóc!
Odkładanie części zadań na później jest często symptomem tego, że zbyt wiele bierzesz na swoje barki. Może być tak, że po prostu nie jesteś fizycznie w stanie zrealizować wszystkich zadań, które sobie założyłeś. Doba ma tylko 24 godziny, więc kiedy masz problemy z wyrobieniem się ze wszystkim oznacza, że potrzebne jest ci wsparcie z zewnątrz. Podziel swoje zadania na te, do których realizacji jesteś niezbędny osobiście. Zrób listę priorytetów – tematów dla ciebie ważnych i jednocześnie takich, których realizowanie sprawia ci satysfakcję. Teraz sporządź drugą listę – tu wpisz wszystkie te czynności, które uważasz za monotonne, pożerające twój czas, ale jednocześnie takie, z których realizacji nie możesz zrezygnować.
Teraz przyjrzyj się tej liście pod kątem tego, które z tych zadań mógłbyś delegować komuś zaufanemu. Policz ile czasu w ciągu dnia i tygodnia pozwoliłoby to ci zaoszczędzić. Większość zadań ze swojej drugiej listy możesz przekazać profesjonalnej asystentce wirtualnej Brella. Będzie ona u twojego boku realizować te sprawy dla ciebie. Dzięki wsparciu Brelli będziesz mógł podnieś efektywność swojej pracy, zyskasz kilka godzin czasu dla siebie i będziesz mógł skupić sie na tym, w czym jesteś najlepszy. Brella jest ekonomicznym i nowoczesnym rozwiązaniem dla najbardziej zapracowanych.
3. Stwórz szczegółową oś czasu i zaznacz na niej poszczególne terminy
Ludzka psychika jest przewrotna – zauważyłam, że kiedy mam jeden deadline, wtedy łatwiej się dekoncentruję i poddaję prokrastynacji. Dzieje się tak dlatego, że tylko jeden termin daje wrażenie swobody, dużego zapasu czasu na wykonanie zadania. Wtedy odsuwamy je z dnia na dzień aż robi się niebezpiecznie późno. Dlatego warto podzielić zadania na małe etapy – jak w punkcie pierwszym – i rozpisać całe zadanie na kilka terminów. W ten sposób wiesz, że masz konkretny przedział czasu na każdy etap pracy.
4. Zmień otoczenie
Charakter otoczenia, w którym pracujesz ma duży wpływ na twoją produktywność i jakość pracy. Spójrz ze świeżą perspektywą na swoje miejsce pracy – biurko, pokój, gabinet. Czy jest zachęcającym miejscem do pracy, czy raczej powoduje, że robisz się senny i rozleniwiony? Jeśli to drugie, wtedy warto, abyś zastanowił się nad zmianą charakteru otoczenia. Ważną wskazówką jest to, że miejsce, które wydawało się przez długi czas inspirujące, może stracić swoją siłę oddziaływania po pewnym czasie. Jeśli tak się stało w Twoim przypadku, to znaczy że nadszedł czas na kilka zmian wokół.
Uprzątnij papiery, wyrzuć wszystko, co straciło aktualność i nie będzie potrzebne w dalszej pracy.
Posegreguj ważne dokumenty. Nic nie rozprasza oraz zniechęca do pracy bardziej niż niemożność szybkiego odnalezienia ważnych informacji. Postaw na biurku ramkę z ulubionym zdjęciem z wakacji, przynieś nowy, ładny kubek do pracy, powieś na ścianie inspirującą fotografię albo cytat. Miej zawsze gotowy notes do robienia list zadań. Odhaczaj te, które zrealizowałeś. Wbrew pozorom takie drobne zmiany wpływają bardzo odświeżająco na nastrój i podnoszą efektywność pracy.
5. Eliminuj przestoje
Jeśli zbyt często zdarza ci się poddawać prokrastynacji, może tak się dziać dlatego, że sam stwarzasz ku temu sprzyjające warunki. Przyjrzyj się, jakie czynności pożerają najwięcej twojego czasu. Zrezygnuj ze sprawdzania wiadomości w necie częściej niż raz dziennie. Możesz też zablokować sobie dostęp do facebooka w miejscu pracy. Zorganizuj foldery w komputerze, tak, aby nie szukać plików w mailach. Usuń z otoczenia to, co najbardziej cię rozprasza.
6. Otaczaj się ludźmi, którzy inspirują cię do działania
Jestem pewna, ze 10 minut rozmowy z Stevem Jobsem albo Bill Gatesem zainspirowałoby cię do pracy bardziej niż 10 minut nic nie robienia. Ludzie, z którymi przebywamy wpływają na nasze zachowania. Świadomie dobieraj towarzystwo tych osób, które mają na ciebie pozytywny i aktywizujący wpływ. Otaczaj się osobami, które lubią swoją pracę, są energiczne i patrzą na rzeczywistość z perspektywy “szklanki w połowie pełnej”.
7. Mów innym o swoich celach
Funkcja tego punktu jest podobna jak poprzedniego, tylko w szerszej skali. Dziel się z przyjaciółmi, członkami rodziny, kolegami i znajomymi informacjami o projektach, nad którymi pracujesz. Zmobilizuje cię to do trzymania się swoich planów i ich realizacji.
8. Przestań nadmiernie komplikować
Czy teraz jest najlepszy czas na realizację zadania? Czy może nie z powodu X, Y lub Z? Jeśli czekasz na idealny moment, to wiedz, że taki nie istnieje. Czekanie na sprzyjające okoliczności powoduje, że nie robisz nic. Perfekcjonizm jest najczęstszym powodem prokrastynacji. Dlatego nie staraj się osiągnąć ideału – po prostu działaj najlepiej jak to możliwe. To wystarczy.
9. Znajdź kogoś kto już zrealizował to, do czego dążysz
Poznaj ludzi, którzy mają wybitne osiągnięcia w dziedzinie, w której działasz. Utrzymuj z nimi kontakty. To inspiruje do działania i zachęca do kontynuowania wysiłku.
10. Aktualizuj swoje cele
Z czasem rozwijamy się i zmieniamy podejście do różnych kwestii. Ważne, aby miało to odzwierciedlenie w naszych celach. Co jakiś czas zmień otoczenie, zorganizuj sobie krótkie wakacje i zadaj sobie pytanie, co aktualnie jest dla ciebie najważniejsze i co chcesz osiągnąć. Czy twoje działania są nadal spójne z celami? Jeśli nie, zastanów się, co zmienić.
11. Znajdź kumpla
Posiadanie u boku mądrego i lubianego towarzysza daje ogromny zastrzyk energii do pracy. Nie musi to być ktoś, kto realizuje takie same cele, może to być osoba, która ma inny zakres pracy ale wasze pola działania są sobie bliskie. Możecie się od siebie nawzajem wiele nauczyć. Dzielenie się swoimi problemami i osiągnięciami pomaga w znalezieniu rozwiązań, dyscyplinuje i pozwala zachować entuzjazm do pracy.
12. Weź się w garść i po prostu działaj
Ostatecznie chodzi zawsze o to, aby wziąć się do pracy i zrealizować to, co jest do zrobienia. Możesz mieć wszystko przemyślane i zaplanowane ale jeśli nie zaczniesz w końcu działać, nic się nie wydarzy. Znam ludzi, którzy często narzekają na swoją sytuację ale jak przychodzi co do czego, odmawiają realizacji zadania. Dlatego, należy wziąć się w garść i ruszyć do działania. Ci, którzy osiągają sukcesy, to ludzie czynu.
Które porady najbardziej do ciebie przemówiły? Czy masz jakiś własny sposób na prokrastynację? Jeśli tak, podziel się z nami swoimi spostrzeżeniami na blogu.
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
