Szukaj w:

Wirtualny asystent – co może zaoferować Twojej firmie?

Czas czytania artykułu: 3 minuty

Twoja kariera się rozwija. Twój kalendarz aż pęka od ważnych spotkań. Z jednej strony Cię to cieszy, z drugiej trochę się martwisz. Co z telefonami, których nie możesz odebrać, bo jesteś na spotkaniu z kontrahentem? To przecież stracona szansa na zyskanie klienta.

Rozważasz zatem ważny krok – założenie sekretariatu. Podliczasz wszystkie koszty i… łapiesz się za głowę. Wynajem lokalu, wyposażenie, ZUS, wynagrodzenie, podatki – łącznie nawet dziesięć tysięcy złotych. A może jednak można zrobić to oszczędniej? Jak najbardziej! Wystarczy zatrudnić wirtualnego asystenta/asystentkę.

Tego rodzaju usługi są w naszym kraju stosunkową nowością. Nie dziwimy się zatem, że możesz mieć na ich temat sporo pytań. W jaki sposób oszczędza się na wirtualnym sekretariacie? Co wchodzi w skład jego obowiązków? Nie bój się – nie pozostawimy Cię bez odpowiedzi na te pytania!

Sekretariat online to cenna oszczędność

Podstawowa sprawa – koszty. Współpraca z wirtualnym asystentem/asystentką pozwala wyeliminować wcześniej wspomniane wydatki, jednak to nie wszystko. Optymalizacja kosztów wynika również z braku abonamentu. Płacisz zatem tylko za realnie przepracowane godziny – i ani złotówki więcej!

Dzięki sekretariatowi online, możesz jednorazowo oszczędzić od dwóch do trzech tysięcy złotych, miesięcznie zaś od pięciu tysięcy czterystu do dziewięciu tysięcy czterystu złotych. Jest to zatem idealna opcja dla firm małych i średnich, ale szybko się rozwijających.

Wirtualna sekretarka – realna korzyść!

Określenie „wirtualna sekretarka” można uznać za nieco mylące. Koniec końców, pracować będzie dla Ciebie jak najbardziej realna osoba – i to w pełni zaangażowana w pomoc Twojej firmie. Będzie dostępna w godzinach od siódmej do dwudziestej pierwszej i podejmie się wszystkich zadań standardowego sekretariatu.

Zacznijmy od podstawowego zadania – przyjmowania i wykonywania połączeń. Wirtualna sekretarka może nawet wykonać proste sprzedażowe czynności – bez problemu poinformuje klienta o ofercie firmy nie tylko przez telefon, ale i maila. Wyśle Ci również SMS-a, gdy będzie potrzeba poinformować Cię o ważnym zdarzeniu.

W skład jej obowiązków wchodzi także zarządzanie sekretariatem. Wirtualna sekretarka ma w jednym palcu obsługę CRM, korespondencji mailowej i kalendarza. Dzięki temu sekretariat online działa jak w szwajcarskim zegarku!

Oferta opcjonalna – gdy potrzebujesz więcej

Opisane powyżej opcje to jedynie standardowa oferta. Praca sekretariatu czasem wychodzi poza te zadania, dlatego istnieje także oferta opcjonalna. W jej skład wchodzi m.in. obsługa Live-Chat firmy, praca na wybranym przez Ciebie CRM (łącznie z historią połączeń, listą zadań i raportami), wysyłka dokumentów i adres do rejestracji firmy.

Oferta opcjonalna wiąże się z dodatkowymi kosztami, które poddane są indywidualnej wycenie kosztów. Jednak biorąc pod uwagę koszty stacjonarnego sekretariatu, o których wspomnieliśmy wcześniej, w dalszym ciągu jest to bardzo korzystna finansowo opcja.

Jak to działa w praktyce?

Dowiedziałeś się już, jakie zadania wykona dla Ciebie wirtualny asystent/asystentka. W dalszym ciągu możesz jednak zastanawiać się, w jaki sposób to funkcjonuje? Bardzo prosto – w końcu w dzisiejszych czasach ciężko o rzecz, której nie można załatwić przez telefon czy mail!

Gdy klient zadzwoni, sekretarka z nim porozmawia, notując jego pytania i odpowiadając na nie w podstawowym zakresie. Jeżeli nie zna odpowiedzi, przekieruje połączenie do Ciebie lub wyśle Ci notatki mailem. Kontakt zapisze zaś w kalendarzu lub CRM.

Podsumowując – żadnej czarnej magii tu nie ma. Dzisiaj i tak ogromnie dużą część spraw załatwia się, nie widząc się twarzą w twarz, a sekretariat online to po prostu logiczna konsekwencja takiego stylu życia.

Wirtualne, a rzeczywiste – dzisiaj ta granica się zaciera

Jeżeli koncepcja sekretariatu online nie wzbudza w Tobie zaufania, zastanów się, jak wiele aspektów życia przeniknęły czynności wykonywane przez internet. Na pewno posiadasz internetowe konto bankowe i zdajesz sobie sprawę, że znajdujące się na nim środki są jak najbardziej realne. A to tylko jeden z wielu przykładów – przez internet zrobisz też zakupy czy zarezerwujesz wizytę u lekarza.

Dlaczego by zatem nie skorzystać z usług wirtualnej sekretarki, skoro wykona wszystkie powierzone zadania nie gorzej niż wewnętrzny sekretariat, a w wielu przypadkach nawet lepiej?Przekonasz się, że nie musimy widzieć się w cztery oczy, by sobie zaufać!

Brella Magazyn

Magazyn dla skutecznych przedsiębiorców oraz kadry managerskiej, wspierający wiedzę w zakresie tematyki ogólnobiznesowej, managerskiej i motywacyjnej. Partnerem bloga jest Brella.pl, której oferta to głównie: Wirtualny asystent, Concierge i Wirtualny sekretariat. Sprawdź cennik i umów się ze swoim doradcą na rozmowę.

Latest posts by Brella Magazyn (see all)

Jeden komentarz na temat “Wirtualny asystent – co może zaoferować Twojej firmie?”

  1. Kornelia skomentował:

    Moja firma korzysta CRM Kamflex. Może nie jest to “wirtualna sekretarka”. Ale jako wirtualny organizer zdaje swoją rolę na piątkę. Nawet jak w firmie jest “urwanie głowy” i nie wiem w co ręce włożyć z pomocą przychodzi mi Kamflex. System ten pomaga mi efektywniej organizować zadania oraz zarządzać czasem. Przyczynia się do poprawy przepływu informacji wewnątrz przedsiębiorstwa oraz między pracownikami. Kalendarz pomaga mi nie zapomnieć o spotkaniach oraz umówionych rozmowach. Ta aplikacja webowa jest idealnym narzędziem zarówno dla małych jak i dużych firm, a także dla doświadczonych właścicieli i tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę. Pozdrawiam

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *