Wirtualny sekretariat - wyjaśniamy, na czym to polega

Wirtualny sekretariat (można również spotkać się z nazwą wirtualna recepcja) to stosunkowo nowa na polskim rynku usługa. Wiele osób podchodzi do niej dosyć sceptycznie - polega ona wszakże na oddaniu w obce ręce kontaktu z klientami, bez których firma przestanie istnieć! W poniższym artykule chcemy wyjaśnić, jak wygląda współpraca z wirtualnym sekretariatem, z jakimi kosztami wiąże się takie przedsięwzięcie oraz w jakich przypadkach sprawdzi się idealnie. O wadach usługi również odważymy się wspomnieć.

1.  Wirtualny sekretariat w praktyce

Usługa wirtualnego sekretariatu właściwie zawsze wygląda inaczej - wszystko zależy od potrzeby danego Klienta. Poniżej postaramy się jednak wyjaśnić ogólne założenia.

W bardzo dużym skrócie usługa wirtualnego sekretariatu polega na tym, że firma lub osoba fizyczna przekierowują do Brelli połączenia telefoniczne, powierzają obsługę zapytań mailowych, wiadomości w mediach społecznościowych, zapytań w sklepie internetowym. Nie trzeba wybierać całego pakietu - zdarza się, że Klienci proszą nas jedynie o obsługę telefoniczną lub tylko mailową. Odbierając telefon Asystentki, przedstawiają się jako firma Klienta (dokładna formułka jest zawsze ustalana indywidualnie), dzięki czemu osoba dzwoniąca nie ma wątpliwości, gdzie się dodzwoniła.

2. Kwestie techniczne oraz wdrożenie usługi

Klient chcący skorzystać z usługi wirtualnego sekretariatu otrzymuje od nas dedykowany numer telefonu, który może zamieścić na swojej stronie internetowej i wizytówkach lub, na który może włączyć przekierowanie ze swojego dotychczasowego numeru telefonu.

Szkolenie asystentek może odbyć się telefonicznie lub mailowo, a także przez Skype, nagranie filmiku - wszystko zależy od preferencji Klienta. Na samym początku najważniejsze jest ustalenie, w jaki sposób asystentki mają się przedstawiać, przekazanie najistotniejszych informacji dotyczących firmy oraz listy najczęściej zadawanych pytań. Dodatkowe kwestie do wyjaśnienia zawsze pojawiają się na bieżąco. Wdrożenie asystentek do obsługi wirtualnego sekretariatu przypomina przekazanie obowiązków nowemu pracownikowi - na początku jest dosyć dużo pytań, ale z czasem ich liczba systematycznie spada.

3. Kto wyniesie najwięcej korzyści, decydując się na wirtualny sekretariat?

a) Małe firmy, które potrzebują wsparcia w obsłudze telefonów i zapytań mailowych, ale nie mające potrzeby (lub środków) by utworzyć nowy etat w firmie.

b) Osoby, które pracują cały czas poza biurem i z uwagi na wykonywane usługi oraz ilość spotkań nie są w stanie odbierać połączeń i odpowiadać na maile.

c) Gabinety kosmetyczne, fryzjerskie, dietetyczne, które nie mają potrzeby tworzenia nowego etatu dla osoby, która zajmowałaby się jedynie odbieraniem połączeń i umawianiem wizyt.

d) Prezesi, menadżerowie, właściciele firm, którzy bardzo często uczestniczą w spotkaniach i nie mogą odebrać telefonu. W dowolnej chwili mogą włączyć przekierowanie do Brelli i nie martwić się, że stracą możliwość przeprowadzenia ważnej rozmowy.

e) Sklepy internetowe potrzebujące pomocy w obsłudze zapytań klientów. Brella może być też świetnym wsparciem w gorących okresach zakupowych, np. przed Bożym Narodzeniem.

f) Osoby chcące spędzić wakacje bez zmartwień i telefonu. W takiej sytuacji można włączyć przekierowanie i już po powrocie otrzymać listę osób, które chciały się z nami skontaktować. Informacje o połączeniach mogą być również wysyłane na bieżąco, np. mailowo.

4. Koszt usługi

Wiele osób zainteresowanych współpracą z wirtualnym sekretariatem obawia się, że będą musiały płacić również za dyspozycyjność asystentek do odbierania połączeń. Wiązałoby się to z ryzykiem poniesienia dużych kosztów również w przypadku małej ilości telefonów. Uspokajamy - to nie jest prawda!

Z naszymi klientami zawsze rozliczamy się na podstawie czasu poświęconego przez nas na realizację zadania. Obsługa wirtualnego sekretariatu nie jest w tym przypadku wyjątkiem.

Cennik naszych usług znajdziecie na stronie: www.brella.pl/cennik/

5. Wady i zalety

Największą wadą wirtualnego sekretariatu jest to, że wirtualna asystentka ma ograniczoną możliwość przyswojenia informacji o danej firmie. Jej wiedza nigdy nie będzie na poziomie pracownika zatrudnionego na stałe. Należy jednak pamiętać, że osoby dzwoniące wiedzą, że rozmawiają z asystentką lub recepcjonistką, która nie ma obowiązku posiadania specjalistycznej wiedzy. Jej najważniejszym zadaniem jest umówienie wizyty, spotkania oraz przekazanie podstawowych informacji. A w tym asystentki Brella są świetne 😉

Wśród wielu zalet takiego rozwiązania wymienić możemy:

a) Zredukowanie kosztów pracowniczych.

b) Brak zmartwień związanych z nagłą nieobecnością pracownika oraz ze znalezieniem zastępstwa na jego miejsce.

c) Pewność, że nie przepadnie nam żadne ważne połączenie.

d) Duża oszczędność czasu.

e) Możliwość oddzwonienia tylko do wybranych osób.

6. Jak zacząć współpracę?

Skontaktuj się z nami, pisząc na adres biuro@brella.pl lub dzwoniąc pod numer 611 100 100.
Z przyjemnością odpowiemy na wszystkie pytania i postaramy się rozwiać wątpliwości.

Do usłyszenia!

P.S. Powyższe informacje dotyczą współpracy tylko z wirtualnym sekretariatem Brella. 🙂