Zarządzanie czasem w stylu prezydenta Eisenhowera
Zarządzanie czasem jest w dzisiejszych czasach sprawą pierwszej wagi. Osoby ambitne przyzwyczaiły się do tego, że ich grafik pęka w szwach. To nieskończona wręcz ilość zadań, których trzeba dopilnować w pracy, nie wspominając już o życiu osobistym i hobby. Osoby dynamiczne i spełnione potrafią perfekcyjnie żonglować różnymi aspektami życia, znajdując między nimi równowagę dzięki sprytnemu zarządzaniu czasem. Chciałbyś do nich dołączyć? Jeśli tak, przyjrzyj się metodzie opracowanej przez jednego z amerykańskich prezydentów!
Ważne, a pilne – na czym polega różnica?
Głowę największej światowej potęgi śmiało można nazwać jedną z najbardziej zajętych osób na świecie. Trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych, generał Dwight Eisenhower, nie był pod tym względem wyjątkiem. Miał jednak dosyć oryginalne podejście do zarządzania czasem. Zawierało się ono w maksymie: „To, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne rzadko bywa ważne”.
„Ważne” i „pilne” – jak wielu z nas używa tych określeń zamiennie? Tymczasem tak naprawdę mocno różnią się od siebie znaczeniem. Określenie „pilne” mówi nam przecież tylko, że zadanie ma krótki termin realizacji. Z jego ważnością często nie ma to dużo wspólnego! Ot, chociażby rachunek za telefon – powinniśmy płacić go co miesiąc na czas, ale chyba żadna ambitna osoba nie wpisze tego w poczet swoich największych aspiracji.
Kwadrat Eisenhowera
Kwadrat Eisenhowera jest narzędziem, które pozwala kategoryzować czynności na podstawie ich ważności i pilności. Wygląda to prosto – rysujemy kwadrat składający się z czterech pól, z których każde reprezentuje jedną z kategorii działań – „pilne i ważne”, „ważne i niepilne”, „nieważne i pilne” oraz „nieważne i niepilne”. Poniżej podamy kilka przykładów i czynności, które można przypisać do poszczególnych kategorii.
Ważne i pilne, czyli bieżące kryzysy
Czynności pilne i ważne to w dużej mierze tak zwane „gaszenie pożarów”. Nagła lawina skarg od klientów, awaria systemu informatycznego w firmie, przeziębienie dziecka – to kilka przykładów rzeczy o niewątpliwym znaczeniu, którymi trzeba zająć się natychmiast. Tego typu kryzysom należy w miarę możliwości zapobiegać zawczasu, dlatego duża ilość pozycji w tym polu jest niepokojącym znakiem. O ile wielu sytuacji rzeczywiście nie można przewidzieć, to bardzo często oznacza ona, że nagminnie zaniedbujesz czynności pozwalających zapobiec „pożarom”.
Ważne i niepilne, czyli rozwój, strategia i prewencja
Zadania ważne i niepilne to z kolei te o bardziej długofalowym znaczeniu. Chcesz stworzyć strategię rozwoju firmy, oszczędzić określoną ilość pieniędzy, zrzucić dziesięć kilogramów czy nauczyć się języka obcego? Tego rodzaju czynności należą do tych, które należy powoli i konsekwentnie realizować.
Zadania ważne i niepilne to również te, które należy wykonywać, by zapobiec wyżej wspomnianym kryzysom. Może być to na przykład aktualizacja systemu informatycznego w firmie, przyjrzenie się jakości obsługi klienta czy nauczenie dziecka zdrowych nawyków.
Nieważne i pilne
Zadania nieważne i pilne to te, które mają krótki termin realizacji, ale które nie mają ogromnego znaczenia w skali makro. Dobrym przykładem będzie, chociażby wspomniane już powyżej zapłacenie rachunków za telefon w terminie.
W kontekście pracy może być to na przykład wpisanie kontaktów do CRM albo przygotowanie posta na Facebooku. Jeżeli jesteś osobą na odpowiedzialnym stanowisku, nie powinno należeć to do Twoich priorytetów. Dlatego też związane z pracą działania z tej kategorii powinieneś delegować pracownikom niższego szczebla.
Nieważne i niepilne, czyli balast
Czynności nieważne i niepilne to nic innego, jak marnowanie czasu. Czytanie plotkarskich serwisów, mało ważna korespondencja – tego rodzaju działania są bezwartościowe, a gdy przyjrzymy się, ile potrafią zająć każdego dnia, okaże się że ich wyeliminowanie pozwala oszczędzić naprawdę dużo czasu!
Działaj strategicznie, zamiast gasić pożary
Stworzenie własnego kwadratu Eisenhowera daje możliwość, by przyjrzeć się Twojemu podejściu do zarządzania czasem. Które ważne rzeczy odkładasz na ostatnią chwilę, a na jakie tracisz za dużo czasu? Gdy odpowiesz sobie na te pytania, będziesz mógł zacząć opracowywać strategię zarządzania czasem, dzięki której większość rzeczy o dużym znaczeniu trafi do kategorii „ważne i niepilne”. Innymi słowy – będziesz przygotowany na życiowe i zawodowe sytuacje, zamiast cały czas na bieżąco radzić sobie z kryzysami!
Zapisz się na nasz newsletter, jeżeli chcesz co tydzień otrzymywać interesujące treści. 👇
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
2 komentarze na temat “Zarządzanie czasem w stylu prezydenta Eisenhowera”