Zawód: asystentka w 2020 roku. Przewodnik na czym polega praca, jakie są zarobki oraz obowiązki
Zawód asystentki – charakterystyka
Zawód asystentki zmienił się na przestrzeni lat. Praca w tym zawodzie we wczesnych latach raczkującego kapitalizmu w Polsce, wiązała się głównie z redagowaniem pism firmowych, przygotowywaniem zestawień prasowych, sporządzaniu notatek ze spotkań biznesowych, a więc szeroko rozumianym umiejętnościom humanistyczno-polonistycznym.
Na szczęście wraz ze wzrostem świadomości biznesowej oraz rozwojem przedsiębiorczości zawód asystentki znacznie ewoluował. Oczywiście filary stanowiska i jego obowiązków zostały te same, doszły za to zadania, które spowodowały, że asysta wykwalifikowanego pracownika nabrała na znaczeniu i obecnie wymaga wyższych kompetencji. Dzisiejsza asystentka lub asystent (zawód ten nie tylko przypisywany jest do kobiet) to prawa ręka właściciela firmy, support w codziennych sprawach związanych z pracą, ale także życiem codziennym. To, co wpływa na tę zmianę to przede wszystkim rola i charakterystyka managera, właściciela firmy, kadry wyższego szczebla. Kompetencje te zmieniły się, presja czasu wzrosła (kto dzisiaj może powiedzieć, że ma na wszystko czas – wręcz nie wypada się do tego przyznawać), a wraz z nimi obowiązki osób, których zadaniem jest pomóc w skupieniu się na tym co ważne i istotne.
Wymagania stawiane asystentkom
Jako że pomoc zarządu stawiana jest znacznie wyżej od stanowiska sekretarki, wymagania stawiane asystentkom stawiane są także na wyższym poziomie. W zależności od wielkości organizacji, w której przyjdzie Ci pracować, Twoje stanowisko może być samodzielne (asystentka zarządu, asystentka prezesa) lub możesz znaleźć się w grupie asystentek obsługujących grupę topowych managerów, lub członków zarządu.
Do najważniejszych obowiązków należą:
- Pomoc w wykonywaniu obowiązków służbowych oraz zadbanie o sprawne funkcjonowanie biura lub życia zawodowego właściciela firmy
- Prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań biznesowych, kontakt z interesantami, dbanie o skrzynkę pocztową (zarządzanie mailami oraz raportowanie np. raz dziennie o najważniejszych wiadomościach)
- Zbieranie danych, ich analiza, raportowanie, tworzenie pism, prezentacji oraz podsumowań
- Tłumaczenia i redagowanie pism związanych z pracą biura/zarządu
- Opcjonalnie: kontakt z klientami firmy
Umiejętności i wymagania, których oczekuje się od tego stanowiska:
- Wykształcenie wyższe lub doświadczenie na stanowisku związanym z obsługą klienta
- Znajomość języków: minimalnie język angielski lub niemiecki
- Zdolności organizacyjne i interpersonalne
- Logiczne myślenie oraz umiejętność analitycznego podejścia do problemów
- Pro-klienckie podejście do każdego zadania
- Przewidywanie – rezerwacja biletu lotniczego to nie tylko kupienie biletu. Trzeba zadbać o transport na oraz z lotniska, rezerwację miejsca zakwaterowania oraz zapewnienie atrakcji po godzinach pracy – restauracja, teatr, wernisaż
- Filtrowania informacji oraz ich źródeł
- Budowanie dobrych relacji z ludźmi, komunikatywność, nienaganna kultura osobista, doskonała organizacja własnej pracy (zadaniowość, planowanie, zarządzanie swoim czasem oraz pracą), radzenie sobie ze stresem i presją czasu, samodzielność, sumienność i dokładność
Środowiskiem naturalnym w tym zawodzie będzie biuro oraz otoczenie biznesowe managera. Umiejętność podziału pracy biura będzie tu kluczowa. Warto pamiętać o kilku typach zadań biurowych, których rozróżnienie może okazać się bardzo pomocne. Zadanie powtarzalne wykonywane codziennie, zadania okresowe, raz na jakiś czas oraz zadania nagłe, niezaplanowane. Czynności rutynowe wykonuje się zazwyczaj w określonych porach dnia, niestety nie zawsze da się zaplanować dokładnie, ile minut daną czynność będziemy wykonywać, bo trudno na przykład przewidzieć, ile rozmów telefonicznych wykonamy w ciągu dnia i ile czasu każda z nich będzie trwała.
Poza dość wygórowanymi wymaganiami warto także pamiętać o plusach tego zawodu, czyli pracą dla wpływowych, dobrze wykształconych i będących na poziomie członków zarządu. Posiadanie wiedzy oraz mechanizmów, które dostępne są nielicznym to także atut tego zawodu. Osoby, które nie znoszą monotonii, przyzwyczajone są do dużego tempa pracy w bardzo zróżnicowanych warunkach i typach zadań, powinny czuć się, jak „ryba w wodzie”.
10 zasad, jak radzić sobie z wymaganiami oraz obowiązkami asystentki
Z pomocą na zmieniające się warunki pracy oraz wymagania wobec zawodu przychodzi nam technologia. Dzięki aplikacjom, oprogramowaniu w chmurze oraz dobrym nawykom możesz zawsze trzymać rękę na pulsie.
- Ustal jak najwięcej szczegółów, wyjdź przed szereg, na etapie przyjmowania zadania zapytaj o sprawy dodatkowe
- Każde twoja czynność powinna zostawiać po sobie ślad. Zadania i obowiązki zapisuj w CRM’ie, elektronicznym kalendarzu
- Nie zapominaj o dokładnym opisaniu zadania: kiedy, gdzie, za ile, dla kogo
- Wykorzystaj technologię do przypomnień, ustaw notyfikacje na każdy dzień
- Skoro ktoś wykorzystuje Cię do delegowania zadań, to najwyraźniej ma to sens. Wykorzystaj to także do rozwiązywania swoich zadań – pytaj o pomoc podwykonawców, o opinię specjalistów, nie bój się chwycić za telefon – pamiętaj, że wiadomości mailowe przekazują tylko 7% tego co chciałaś przekazać lub zapytać
- Grupuj zadania i nadawaj im priorytet, zaczynaj dzień o tych najtrudniejszych. Przy każdym zadaniu możesz pisać, ile powinno Ci zająć i na tej podstawie je dzielić
- Dbaj o porządek nie tylko swojego miejsca pracy, ale również aplikacji, systemów, z których korzystasz. W skrzynce mailowej koniecznie korzystaj z folderów, w „odebranych” nigdy nie przetrzymuj więcej niż 15 wiadomości
- Proś o szkolenia i warsztaty, które poszerzą Twoje kompetencje – dla Twojego przełożonego nie ma niczego ważniejszego niż świadomość, że bez problemu poradzisz sobie ze wszystkimi zadaniami, a w szczególnych sytuacjach zrobisz to lepiej od niej/niego
- Ustal zasady, oczekiwania i reguły współpracy – najlepiej gdyby znalazły się w umowie o pracę
- Pamiętaj, żeby bronić swoich racji, nie zapominaj o pewności siebie, postaw na swoim kiedy naprawdę wierzysz w swoje przekonania
Jak wynagradzana jest asystentka i jak jej zarobki kształtują się w wybranych miastach Polski
Przeanalizowaliśmy zarobki asystentek w największych miastach Polski. Wynagrodzenie zależne jest od zakresu obowiązków oraz doświadczenia, ale także od wielkości i prestiżu firmy. Wybitna asystentka działająca samodzielnie otrzyma wyższe wynagrodzenie niż gdyby pracowała w zespole. Osoba zatrudniona w małej, dopiero raczkującej firmie musi liczyć się z niższymi zarobkami niż w pracy dla średniej wielkości przedsiębiorstwa zatrudniającego powyżej 50 osób. Asystentka zarządu otrzyma większe wynagrodzenie niż asystentka wybranego działu czy jednostki w firmie.
Miesięczne wynagrodzenie (mediana) pracownika administracyjnego wynosi 2600 zł brutto. Średnia gratyfikacja pracy na stanowisku asystentki kształtuje się od 1400 zł – do 3900 zł brutto. Na stanowisku asystentki nie spotyka się raczej premii uznaniowych czy prowizji od ilości wykonanej pracy. Premia stanowi średnio 6% pensji całkowitej, natomiast 94% to płaca podstawowa. Duża część pracowników wykonujących ten zawód otrzymuje z tego tytułu benefity. Należą do nich:
- Telefon komórkowy – 65%
- Prywatna opieka medyczna – 27%
- Karnety sportowe – 15%
Asystentka w mieście: Warszawa – Zarobki (brutto), dane aktualne z 2018 roku
- 25% zarabia poniżej – 2 343
- Średnia na stanowisku – 2 900
- 25% zarabia powyżej – 3 724
- Praca w firmie do 50 osób – 2 417. Firma od 50 do 249 osób – 2 800, a powyżej 250 osób – 3 016
Asystentka w mieście: Kraków – Zarobki (brutto), dane aktualne z 2018 roku
- 25% zarabia poniżej – 2 177
- Średnia na stanowisku – 2 565
- 25% zarabia powyżej – 3 398
- Praca w firmie do 50 osób – 2 317. Firma od 50 do 249 osób – 2 650, a powyżej 250 osób – 2 979
Asystentka w mieście: Łódź – Zarobki (brutto), dane aktualne z 2018 roku
- 25% zarabia poniżej – 2 196
- Średnia na stanowisku – 2 544
- 25% zarabia powyżej – 3 408
- Praca w firmie do 50 osób – 2 327. Firma od 50 do 249 osób – 2 648, a powyżej 250 osób – 2 981
Asystentka w mieście: Wrocław – Zarobki (brutto), dane aktualne z 2018 roku
- 25% zarabia poniżej – 2 313
- Średnia na stanowisku – 2 890
- 25% zarabia powyżej – 3 695
- Praca w firmie do 50 osób – 2 405. Firma od 50 do 249 osób – 2 795, a powyżej 250 osób – 3 000
Asystentka w mieście: Poznań – Zarobki (brutto), dane aktualne z 2018 roku
- 25% zarabia poniżej – 2 308
- Średnia na stanowisku – 2 887
- 25% zarabia powyżej – 3 685
- Praca w firmie do 50 osób – 2 399. Firma od 50 do 249 osób – 2 805, a powyżej 250 osób – 2 991
Asystentka z dużym doświadczeniem, znajomością kilku języków, umiejętnością poradzenia sobie w każdej sytuacji, potrafiąca zastąpić swojego szefa w codziennych obowiązkach może zarabiać 10 tys. lub więcej. Pamiętajmy, że wysokość zarobków często zależy od pewnych fanaberii członków zarządu. Asystentki posiadające niespotykane umiejętności np. znajomość języka japońskiego zawsze będą wynagradzane powyżej średniej. Zachęcamy zatem do inwestowania w siebie i specjalizowania się w określonych umiejętnościach – tylko w taki sposób możemy zdobyć przewagę na wymagającym rynku pracy.
Po więcej wiedzy zapisz się na nasz newsletter:
- TOP 10 INSPIRUJĄCYCH KSIĄŻEK MIESIĄCA - 19 maja 2023
- Praca zdalna – w jaki sposób zorganizować samodzielnie miejsce pracy? - 11 maja 2023
- Networking – budowanie trwałych relacji biznesowych - 8 maja 2023
Bardzo ciekawe zestawienie płac, daje pogląd na jakim poziomie wynagrodzeń jestem. Poza tym, jeśli chodzi o wykaz zadań – chociaż dość ogólny, to oczywiście nie da się go uszczegółowić, bo każda firma potrzebuje asystentki do nieco innych zadań. Mimo to opis daje dobre spojrzenie dla rozpoczynających pracę na tym stanowisku.
Cieszymy się, że mogliśmy pomóc : ) Gdybyś miała jakieś pytania, chciałabyś się czegoś dowiedzieć, służymy pomocą.
Poszukuje odpowiedzi na pytanie czy asystentka prezesa ma w kompetencji delegowanie i rozliczanie z wykonywanych zadań, pracowników zespołu w biurze zarządu ? Mam taką sytuację, gdzie moje stanowisko podlega bezpośrednio prezesowi a jego asystentka próbuje narzucać mi zadania z którego nie wywiązuje się inny dział. W porozumieniu z dyrektorem innego działu ustala czym się mogę zając i mimo zadań jakie mam zlecone od prezesa chcą mi dołożyć inne.
Wiem, że powinnam rozmawiać z bezpośrednim przełożonym na ten temat i to jest zrozumiałe, natomiast wracam do pytania , czy asystentka może przydzielać mi zadania ?
Cześć Jola. To dobre pytanie i nie tak wcale rzadko spotykana sytuacja. Asystentka prezesa jest zazwyczaj jego prawą ręką, pierwszą linią frontu do zlecania obowiązków, komunikatorem z innymi osobami w firmie. Pełni w końcu takie obowiązki i stara się dobrze wykonywać swoją pracę, a więc nie możesz jej za to winić. W naszym odczuciu może więc, przekazując wolę swojego szefa, zlecać i delegować zadania, z których prawdopodobnie będzie rozliczana. Oczywiście jeżeli sytuacja jest niejasna, a Twoja jest, to masz 2 wyjścia. Po pierwsze, rolą prezesa i właściciela firmy jest jasno wyznaczyć zasady obowiązujące w firmie, powinien znać je każdy kogo mogą one dotyczyć. Skoro tak nie zrobił to masz prawo jasno go zapytać. Unikaj niezręcznych sytuacji, postaraj się o rozmowę na osobności aby nikt inny nie poczuł się urażony tym pytaniem i aby nie wystawiać autorytetu szefa na szwank. Bądź mądrzejsza i zachowuj się dyplomatycznie, bądź panem tej sytuacji. Po drugie, jeżeli rozmowa z przełożonym jest tak samo prosta jak wejście na K2, przy kolejnym zleconym przez asystentkę zadaniu zadaj proste pytanie: “[Imię], nie chciałabym podważać Twoich kompetencji, wiem że wykonujesz swoją pracę, ale ze swoich obowiązków rozliczam się z moim przełożonym i o te zadania muszę zadbać w pierwszej kolejności. Jeżeli równie priorytetowo, mam podchodzić do Twoich zadań muszę najpierw usłyszeć taką dyspozycję od prezesa. Nie miej mi tego za złe ale zależy mi na wyjaśnieniu tej sytuacji”. Powodzenia i daj znać czy pomogło : )