Jak oswoić podróż służbową?

Szef wzywa Cię do swojego gabinetu i oznajmia – jedziesz w delegację. Kilka dni w słonecznej Hiszpanii, przeplatanych spotkaniami z kontrahentami i biznesowymi lunchami. Bajka! Dopiero potem dociera do Ciebie powaga sytuacji – nie masz asystentki i cała organizacja spoczęła na Twoich barkach: przeloty, hotel, transport, rezerwacje w restauracjach. To Twoja pierwsza podróż służbowa i kompletnie nie masz pomysłu na to, jak zabrać się do tematu.

Zanim zimna stróżka potu zacznie znaczyć swój ślad na Twojej jedwabnej koszuli, a panika powoli przejmie kontrolę nad Twoją głową – usiądź, przeczytaj i skorzystaj z naszego poradnika „Jak oswoić podróż służbową?“.

 

BĄDŹ ZORGANIZOWANY

Pierwsze i najważniejsze – zaplanuj swoją podróż. Dobrym początkiem będzie wykupienie biletów na przeloty oraz hotelu w miejscu przeznaczenia. Skorzystaj w tym celu z popularnych wyszukiwarek: Skyscanner, Fly4Free, TanieLoty, Momondo.

Przygotuj listę spotkań i wprowadź sobie do kalendarza razem z adresami restautacji/hoteli, w których będą się one odbywały. Ustaw sobie przypomnienie, co najmniej na godzinę przed rozpoczęciem każdego ze spotkań.

Sprawdź, jak najlepiej poruszać się po mieście, w którym będziesz stacjonował. Może okazać się, że nie ma sensu wynajmować samochodu, bo najszybszym środkiem transportu jest metro. Może jest możliwość kupienia karty turystycznej, dzięki której za grosze będziesz mógł przemieszczać się po mieście?

Przygotuj dokumenty: paszport, dowód osobisty oraz ich kopie, wizę (jeśli jest potrzebna), potwierdzenie rezerwacji w hotelu, bilety na przeloty, ofertę firmy, wizytówki. Zapakuj to wszystko do nieprzemakalnego worka i pilnuj, jak oka
w głowie!

Co jeszcze? Powerbank, dysk zewnętrzny z danymi z laptopa, trochę gotówki, przejściówki do gniazdek z prądem,  karta kredytowa na nieprzewidziane wydatki. Dzięki tym akcesoriom wyjdziesz obronną reką z każdej sytuacji.

 

BĄDŹ PUNKTUALNY

Brak punktualności może kosztować Cię dużo więcej, niż rysa na wizerunku. Niektóre linie lotnicze obciążają opłatą klienta, który nie wykorzystał biletu – tak, tak, nie dość, że nie polecisz, to jeszcze będziesz musiał im za to dopłacić. Jeśli spóźnisz się na hotelowe śniadanie – rozpoczniesz dzień z burczącym brzuchem. „Kwadransik studencki“ na umówione spotkanie w restauracji to prawie pewna utrata rezerwacji.

Spóźnienia generują niepotrzebny stres, którego z pewnością nie potrzebujesz. Zaplanuj wszystko tak, aby nie gonić na złamanie karku i nie wprowadzać chaosu do wypełnionego po brzegi terminarza.

 

BĄDŹ PRZEWIDUJĄCY

Opóźniony lot, odwołany pociąg, poplamiona koszula, zagubiona walizka, skręcona kostka – to prawdopodobne scenariusze podczas wyjazdów. Nie wszystko jesteś
w stanie przewidzieć, ale na większość z takich sytuacji jesteś w stanie się przygotować.

Przede wszystkim nie wybieraj ostatniego możliwego połączenia lotniczego – daj sobie czas na spokojny dojazd do hotelu, odświeżenie się po podróży i zebranie myśli przed pierwszymi spotkaniami. Kiedy lot się opóźni, nie będziesz musiał w panice przekładać wszystkch spotkań.

Wykup dodatkowe ubezpieczenie – „wypadki chodzą po ludziach“, a koszty leczenia za granicą to często niebagatelne kwoty. Ubezpieczenie turystyczne kupisz przez Internet w kilka minut, za kilkanaście złotych, więc nie ma się nad czym zastanawiać!

Ważne rzeczy zapakuj do bagażu podręcznego – istnieje prawdopodobieństwo, że Twoja walizka obierze inny niż Ty kierunek, dlatego zapakuj najistotniejsze rzeczy do bagażu, który będzie z Tobą przez cały czas. Koszule mogą dojechać do Ciebie po dwóch dniach, ale laptop już nie bardzo, prawda?

 

BĄDŹ ELASTYCZNY

Przyjeżdżasz do hotelu, a tu zamiast pokoju LUX z królewskim łożem, czeka na Ciebie Comfort z wyjątkowo wąskim posłaniem? Kontrahent przełożył spotkanie o godzinę? Zapomniałeś zabrać wizytówek ze sobą? Trudno!

Nie pozwól, żeby drobne komplikacje wyprowadziły Cię z równowagi. Nie wszystko musi przebiec zgodnie z Twoim planem, takie jest życie. Zamiast wściekać się na złośliwość losu, wykorzystaj wolny czas na odpoczynek, szybką rundę po okolicy albo sprawdzenie jeszcze raz prezentacji, którą będziesz przedstawiał. Zostań mistrzem zen, którego nic nie złamie.

 

BAW SIĘ DOBRZE

Biznesy biznesami, ale grzech byłoby nie skorzystać z dobrodziejstw miejsca, w którym się znajdziesz. Przeznacz trochę czasu na poznanie miasta i ludzi w nim mieszkających. Wystaw choć na chwilę nos z hotelu, wybierz się do przyjemnej knajpki albo zafunduj sobie wieczorny spacer. Nie pożałujesz!