Sztuka pisania maili
Czy wiesz jak napisać służbowego maila, żeby został przeczytany i nie trafił do spamu? Lub jak wywrzeć pierwsze wrażenie na kliencie, gdy kontaktujesz się z nim zdalnie i tylko mailowo? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek
W pierwszym kontakcie z klientem i nie tylko, dobrze napisany mail przede wszystkim powinien posiadać odpowiedni nagłówek nawiązujący do zawartej w nim treści. Tytułem maila nie tylko okazujmy szacunek dla naszego klienta, ale również wprowadzamy go do wiadomości. Według statystyk ponad połowa odbiorców maili nie czyta ich zawartości. Po przeczytaniu tytułu oznacza je jako spam. W przypadku pracy w dużej firmie mając codziennie setki przeróżnych maili, mając takiego, który jest dobrze zatytułowany, będzie nam łatwiej odszukać go i wrócić do niego w późniejszym czasie.
Kolejnym ważnym aspektem jest forma grzecznościowa oraz powitanie. Pisząc służbowego maila po raz pierwszy do nowego klienta, nie znając go i nie mając z nim bliskich stosunków, nie możemy zacząć wiadomości od „hej” czy „cześć”. Byłoby to niestosowne. Dopiero po zapoznaniu się z nim możemy zmienić formę powitania. Do częstych błędów należy również powitanie „witam”, którego nie stosuje się zarówno w wiadomościach mailowych jak i listownych. Z ciekawostek – Michał Rusinek, który był sekretarzem Wisławy Szymborskiej, zadeklarował, że nie będzie odpisywał na maile zaczynające się właśnie od takiego powitania. Według profesora Marcjanika sformułowanie „witam” jest stosowane podczas przywitania gości w domu lub na audycji radiowej czy telewizyjnej. Podczas pisania maila należy pamiętać również o zwrotach grzecznościowych, dobraniu odpowiedniego języka wypowiedzi oraz prawidłowej pisowni zaimków osobowych „Cię”, „Ciebie” wielkimi literami, jak również zwrotów „Pan”, „Pani”. Niektórzy klienci będą chcieli przejść na ty, jednak nie wszyscy będą sobie tego życzyć.
Warto również zwrócić uwagę na formę graficzną maila. Należy prawidłowo podzielić cały tekst na akapity i odpowiednio oddzielić go od nagłówków czy powitania i zakończenia. Dzięki temu wiadomość będzie bardziej czytelna i chętniej czytana do samego końca. Zakończenie maila jest równie ważne, co wstęp i przywitanie. Gdy nie jesteśmy w bliskim kontakcie z klientem lub dopiero co go poznaliśmy i chcemy zachować pełen profesjonalizm, to pod żadnym pozorem nie możemy napisać „całuję” lub „ściskam”. Dopuszczalnymi zwrotami są m.in. „pozdrawiam”, „z poważaniem”.
Pamiętaj! Pisząc służbowego maila zawsze zwracaj uwagę na tytuł, powitanie i zakończenie, zwroty grzecznościowe oraz formę graficzną.
Zobacz także: Jak wyrobić w sobie pozytywne nawyki?
- WIOSNA – INSPIRUJĄCA PORA ROKU🌼 - 28 marca 2024
- Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia i ten magiczny czas z nimi związany.. 🎅 - 18 grudnia 2023
- Zasady etyczne w zawodzie Wirtualnej Asystentki - 8 listopada 2023
