Szukaj w:

6 skutecznych sposobów na planowanie działań w Twojej firmie

Czas czytania artykułu: 3 minut(y)

Planowanie zadań pomaga organizacji wyznaczyć kurs dla osiągnięcia jej celów. Proces rozpoczyna się od przeglądu bieżących działań i określenia, co należy usprawnić operacyjnie w nadchodzącym czasie, miesiącu, roku. Stąd strategia planowania wymaga przedstawienia wyników, które organizacja chce osiągnąć, oraz określenia kroków niezbędnych do osiągnięcia docelowego celu – sukcesu, niezależnie czy mierzonego w kategoriach finansowych, czy też celów, które obejmują najwyższą ocenę organizacji pod względem zadowolenia klientów.

1. Efektywne wykorzystanie zasobów i organizacja zadań

Wszystkie organizacje, duże i małe, mają ograniczone zasoby. Proces planowania dostarcza kierownictwu najwyższego szczebla informacji do podjęcia skutecznych decyzji dotyczących alokacji zasobów w sposób, który umożliwi organizacji osiągnięcie jej celów. W momencie kiedy wydajność jest zmaksymalizowana, a zasoby nie są marnowane na nieefektywne projekty, szanse na powodzenie znacznie wzrastają.

2. Ustalanie celów planowania

Wyznaczanie celów, które rzucają wyzwanie wszystkim w organizacji, aby dążyć do lepszej wydajności, jest jednym z kluczowych aspektów procesu planowania. Cele muszą być bardzo konkretne, ale także realistyczne. Organizacje nie mogą sobie pozwolić na zbytnią satysfakcję z tego, jak obecnie postępują – mogą w ten sposób stracić grunt i poddać się konkurencji. Proces ustalania celów może być sygnałem pobudki dla menedżerów, którzy stali się zbyt zadowoleni i zastali się w swoich obowiązkach. Inną korzyścią z wyznaczania celów jest to, gdy wyniki prognozy są porównywane z rzeczywistymi wynikami. Organizacje analizują znaczne odchylenia od prognoz i podejmują działania w celu zaradzenia sytuacjom, w których przychody były niższe niż plan lub wyższe wydatki.

3. Strategia zarządzania ryzykiem i niepewnością

Zarządzanie ryzykiem ma kluczowe znaczenie dla sukcesu organizacji. Nawet największe korporacje nie mogą kontrolować otaczającego ich otoczenia gospodarczego i konkurencyjnego. Występują nieprzewidziane zdarzenia, które należy szybko rozwiązać, zanim negatywne konsekwencje finansowe tych wydarzeń staną się poważne. Planowanie zachęca do opracowywania scenariuszy “co jeśli”, gdzie menedżerowie próbują przewidzieć możliwe czynniki ryzyka i opracować plany awaryjne, aby sobie z nimi poradzić. Tempo zmian w biznesie jest szybkie, a organizacje muszą być w stanie szybko dostosować swoje strategie do tych zmieniających się warunków.

4. Budowanie zespołu

Planowanie sprzyja budowaniu zespołu i duchowi współpracy. Kiedy plan jest ukończony i przekazany członkom organizacji, wszyscy wiedzą, jakie są ich obowiązki i jak inne obszary organizacji potrzebują pomocy i wiedzy fachowej, aby wykonać powierzone zadania. Widzą, jak ich praca przyczynia się do sukcesu organizacji jako całości i mogą być dumni ze swojego wkładu. Potencjalny konflikt może zostać zmniejszony, gdy kierownictwo najwyższego szczebla prosi o wejście departamentów lub kierowników działów podczas procesu wyznaczania celów. Ludzie mają mniejsze szanse na ponowne wyrażenie celów budżetowych, gdy mieli coś do powiedzenia w trakcie ich twaorzenia.

5. Tworzenie przewag konkurencyjnych

Planowanie pomaga organizacjom uzyskać realistyczny obraz ich mocnych i słabych stron w stosunku do głównych konkurentów. Zespół zarządzający widzi obszary, w których konkurenci mogą mają swoje słabe strony, a następnie stosuje strategie marketingowe, aby wykorzystać te słabości. Obserwowanie działań konkurencji może również pomóc organizacjom w zidentyfikowaniu możliwości, które przeoczyli, takich jak wschodzące rynki międzynarodowe lub możliwości wprowadzania produktów do zupełnie nowych grup klientów.

6. Pięć prostych sposobów na lepsze planowanie w Twojej firmie

  1. Skorzystaj z kalendarza lub aplikacji, w której umieścisz wszystkie zadania i cały zespół – szukaj aplikacji używając takich fraz kluczowych jak „task management”, „project management”. W historii naszej firmy korzystaliśmy już z: Asana, BaseCamp, Trello, HubSpot CRM, Sugester.
  2. Korzystaj z list zadań – każde zadanie musi trafić do Twojego systemu, nawet to najmniejsze i nawet jeżeli jego wpisanie zajmie Ci więcej czasu niż jego wykonanie. W skutecznym planowaniu chodzi również o możliwość podsumowania i wyciąganie wniosków, więc jeżeli odetniesz sobie taką możliwość stracisz dane, które mogą mieć wpływ na Twoje decyzje.
  3. Proste zadania wykonuj w pierwszej wolnej chwili lub zrób je od razu – są zadania i tematy, których nie ma sensu przekładać na później lub ustawiać w kolejkę. Wykonanie telefonu czy odpisanie na maila, z zadaniem, którego realizacja przybliża Cię do zamierzonego celu nie powinno czekać.
  4. Priorytety zadań – pamiętaj, że najważniejsze i najcięższe zadania realizujesz na samym początku, nawet gdybyś miał zrobić tylko jedno takie zadanie w danym dniu. Nie odkładaj ważnych zadań na później.
  5. Regeneracja – planowanie zadań nie oznacza, że masz po brzegi wypełnić swój dzienny harmonogram. Istotnym klockiem na Twojej linii czasowej jest również odpoczynek, relaks, odzyskanie sił, złapanie weny czy dłuższa rozmowa z osobą, która może zmienić Twój punkt widzenia. Jeżeli Twój dzień pracy to standardowe 8 godzin, zaplanuj przynajmniej 2h na zadania luźniejsze, odbiegające od aktualnych tematów, związane z przyjemnościami.

Brella Magazyn

Magazyn dla skutecznych przedsiębiorców oraz kadry managerskiej, wspierający wiedzę w zakresie tematyki ogólnobiznesowej, managerskiej i motywacyjnej. Partnerem bloga jest Brella.pl, której oferta to głównie: Wirtualny asystent, Concierge i Wirtualny sekretariat. Sprawdź cennik i umów się ze swoim doradcą na rozmowę.

Jeden komentarz na temat “6 skutecznych sposobów na planowanie działań w Twojej firmie”

  1. Jola skomentował:

    Ja sobie nie wyobrażam prowadzenia firmy bez Google Calendar a ostatnio także bez WorkTime (https://worktime.pl/pl/registration/?=jko ) – dzięki tej aplikacji mierzę czas poświęcony na dane zadanie/ projekt i w łatwy sposób mogę ocenić rentowność danego przedsięwzięcia. A Kalendarz… bez niego jak bez ręki! Jeszcze do niedawna używałam papierowego, ale był zdecydowanie za mało pojemy , no i nie zawsze miałam go pod ręką. Teraz jak czegoś nie zapisze w kalendarzu to po prostu nie pamiętam.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *